PERSONA

Een overzicht van de wijzigingen in wisa voor Persona

Info Persona

Wat is Persona?

Persona is een nieuwe service voor het versturen van zendingen voor personeel naar AGODI. Het vervangt de huidige methode met RL’s en zendingen door middel van een API-service, wat resulteert in een snellere communicatie. Wanneer een melding via Persona wordt verstuurd, wordt er onmiddellijk feedback ontvangen over de status van de melding.

Vanaf wanneer gebruik je Persona?

Vanaf dinsdag 30/04/2024 wordt Persona gebruikt voor het gedeelte van de personalia van het personeelslid.

Is er een overgangsfase?

Vanaf 22/04/2024 worden de volgende RL’s niet meer aanvaard bij Edison:

  • RL5 (Melding/stopzetting woonplaats)
  • RL6 (Melding/stopzetting verblijfplaats)
  • RL7 (Melding burgerlijke staat / personen ten laste)
  • RL9 (Immatriculatie)
  • RL14 (Wijziging bankrekeningnummer)
Vanaf 30/04/2024 wordt er gewerkt met Persona ter vervanging van deze RL’s.
 
Voor de overige RL’s 1, 2, 3, 4, 16, 17, 18 verandert er voorlopig niets.

 

Wat is er aangepast

Manier van verzenden

Met de introductie van Persona verandert de manier waarop zendingen worden verstuurd. Momenteel wordt een RL opgemaakt met de wijzigingen, die vervolgens wordt opgenomen in een zending. Deze zending is een bundel van één of verschillende RL’s (wijzigingen). De zending wordt weggeschreven in een map op de computer/netwerk en moet daarna verstuurd worden via Webedison.

Met Persona zijn er twee mogelijk manieren van werken:

  • Je maakt meldingen aan en deze worden direct verstuurd.
  • Je mag enkel de meldingen aanmaken. Het versturen van deze meldingen gebeurt dan later na een controle door een andere dienst/persoon.

Welke werkwijze je gebruikt kan je per school zelf bepalen (zie configuratie wisa)

 

Manier van ontvangen/feedback

Met Persona ontvang je direct feedback nadat je een melding hebt verstuurd, in tegenstelling tot de vorige werkwijze waarbij je een dag moest wachten op een terugzending van Edison.

Bovendien is er in de overzichten van Personeel – Steekkaarten een nieuwe kolom toegevoegd “Persona status”. In deze kolom wordt aangegeven voor welke personeelsleden nog meldingen moeten worden verstuurd, voor wie nog geen informatie beschikbaar is (bij Persona) of voor wie er fouten zijn opgetreden bij één of meerdere meldingen. Deze statussen worden weergegeven met behulp van pictogrammen:

Nieuwe schermen

Persona-Dashboard

Dit scherm biedt een gedetailleerd overzicht van alle meldingen per personeelslid per type melding. Het geeft een status voor elk meldingstype, zoals of er nog acties moeten worden ondernomen (bijvoorbeeld wanneer een melding is aangemaakt maar nog niet verstuurd of bij een fout tijdens het verzenden).

Hiermee kun je snel een volledige historiek bekijken van wat er is verzonden, inclusief de tijdstippen van aanmaak en verzending, en, door wie de melding is gedaan. Voor elke melding kun je ook het antwoord van Persona raadplegen, waardoor je een compleet beeld krijgt van de communicatie en status van elke melding.

Verzenden meldingen

Het scherm voor het verzenden van meldingen in groep naar Persona is gemaakt om grote hoeveelheden meldingen te verwerken ofwel per instelling, instellinggroep of scholengemeenschap. Hier kun je de meldingen individueel controleren voordat ze worden worden verzonden. Bij het versturen van de meldingen komt er ook direct feedback terug.

Overzicht meldingen

Het scherm “Overzicht meldingen” stelt de gebruikers in staat om meldingen op te zoeken en te bekijken met behulp van verschillende filters. Deze filters bieden flexibiliteit bij het vinden van specifieke meldingen en maken het mogelijk om gerichte zoekopdrachten uit te voeren op basis van specifieke criteria. Deze schermen zijn voorzien voor drie niveaus: instelling, instellinggroep en scholengemeenschap.

Configuratie in Wisa

Voorbereidend werk (voor 29/04/2024)

Na de update 6.6.0 kun je al een aantal instellingen klaarzetten. Via Schoolstructuur – Instellingen – Persona configuratie vind je drie tabbladen:

  • Meldingen meteen versturen
  • Bij aanmaak melding
  • Bij versturen melding
Hier staat het vinkje “Persona communicatie activeren”. Deze mag je niet aanvinken voor 30/04/2024

Tabblad “Meldingen meteen versturen”

In wisa bieden we de scholen de mogelijkheid om de aangemaakte melding direct naar Persona te laten versturen of in een wachtrij te plaatsen voor controle (bijvoorbeeld door het centrale personeelssecretariaat). Dit kan per meldingstype worden ingesteld.

Tabblad “Bij aanmaak melding” en “Bij versturen melding”

Wanneer je een melding aanmaakt en/of verstuurt, kunnen er verschillende administratieve taken automatisch worden uitgevoerd. Deze omvatten:

  • Verzenden van digitaal ondertekende meldingen
  • Verzenden van een e-mail met de melding
  • Afdrukken van een melding

Tabblad “Versturen digitaal ondertekenen”

In dit tabblad vink je het type meldingen aan waarvoor een document voor digitaal te ondertekenen moet worden aangeboden.

Tabblad “Mailen afdruk melding”

In dit tabblad vink je het type meldingen aan waarvoor een afdruk moet worden gemaild. Onderaan is er plaats voorzien om een e-mailtemplate toe te voegen.

Tabblad “Afdrukken melding”

In dit tabblad vink je het type meldingen aan waarvoor een afdruk moet worden afgedrukt.

Aanpassen contactpersonen

Wanneer een melding wordt verstuurd, wordt daar een contactpersoon mee aan gekoppeld. Dit is een contactpersoon van de instelling van het type “VOLMIM” (Gevolmachtigde Inrichtende macht). Wanneer er al zo’n contactpersoon is ingesteld, moet deze gekoppeld worden aan de personeelsfiche van het personeelslid. Indien niet, zal er een foutmelding worden gegeven bij het aanmaken/versturen van een melding via Persona.

 

Configuratie gebruiker

De “beslissingen” met betrekking tot administratieve taken worden nu ingesteld op instellingsniveau in plaats van op gebruikersniveau. Dit betekent dat er, naast de gebruikersrechten, geen speciale instellingen nodig zijn om meldingen te kunnen versturen via Persona.

Om meldingen te kunnen e-mailen, moet er net als voorheen een mailprofiel zijn ingesteld voor de gebruiker. Gedetailleerde instructies hierover zijn beschikbaar in onze handleiding E-mail en SMS’en via Wisa

Aanpassingen op 30/04/2024

Server aanpassing: ENKEL voor scholen die hun server zelf beheren

In het serverbeheer moet de databank actief worden geplaatst om te kunnen communiceren met Persona. Via het server-icoon kies je links voor “Communicatie departement”. Daar kies je voor het tabblad “Persona communicatie activeren”. De databank(en) waaruit de gegevens worden verstuurd naar Persona, moet in vak “Actief” geplaatst worden. Je klikt hiervoor eerst op de databank (in het vak “Non actief”) links en klik op de pijl naar rechts om deze over te zetten naar “Actief”. 

Test- en/of archiefdatabanken kunnen best op “Non actief” blijven staan, anders kunnen er dubbele gegevens worden gecommuniceerd naar Agodi.

Voor de scholen die gebruik maken van onze servers, moeten deze stap niet uitvoeren.

Client aanpassingen

Via Extra – Systeemgegevens – Databank parameters, klik je op het tabblad “Opties”. In dit tabblad selecteer je bij “Persona omgeving” de optie “PROD”. Klik vervolgens bovenaan op het diskette-icoon om deze wijzigingen op te slaan.

Daarna ga je naar Schoolstructuur – Instellingen – Persona configuratie. Vink hier het vakje “Persona communicatie activeren” aan. Wanneer je dit opslaat, worden er Persona-ID’s opgehaald voor alle personeelsleden. Houd er rekening mee dat dit enige tijd kan duren.

Rechten gebruikers

Welke schermen moet je toekennen aan wie?

Er zijn verschillende mogelijkheden die bepalen welke schermen moeten toegekend worden aan de gebruikers.

Rechten van gebruiker die enkel de personeelszaken gaat aanpassen

Voor deze gebruiker is het aan te raden extra rechten te geven tot het scherm PS Steekkaart Persona. Eventueel kan ook toegang worden verleend tot het scherm Overzicht meldingen per instelling, waarmee een overzicht op instellingsniveau van de aangemaakte/verzonden meldingen kan worden opgevraagd.

Rechten van gebruiker die de personeelszaken gaat aanpassen / controleren / versturen

Voor deze gebruiker zijn de volgende extra rechten nodig

  • PS Steekkaart Persona: hiermee kan de gebruiker manueel meldingen aanmaken en/of verzenden
  • Verzenden meldingen per instelling: de gebruiker haalt hiermee de meldingen op en kan deze in groep verzenden via PERSONA.
  • Overzicht meldingen per instelling: de gebruiker kan een overzicht opvragen op instelling-niveau van de aangemaakte/verzonden meldingen
Het niveau (waarop deze gebruikers werken) wordt bepaald op basis van het toegekend scherm.
  • Per instelling: dit scherm geeft de meldingen van één instelling.
  • Per instellingsgroep: dit scherm geeft de meldingen van één groep van instellingen.
  • Per scholengemeenschap: dit scherm geeft de meldingen van één scholengemeenschap.

Dus voor iemand die op het niveau van scholengemeenschap werkt, moeten de rechten worden toegekend tot het scherm “… per scholengemeenschap”. Een andere gebruiker die slechts één (of enkele) instellingen mag bekijken, krijgt dan het toegang tot het scherm “… per instelling”. 

Nieuwe profielen met deze rechten mag je al aanmaken. Deze schermen kunnen best pas vanaf 30/04/2024 zichtbaar gemaakt worden voor de gebruikers.

Persona configuratie

Er is een extra scherm bijgekomen “Persona configuratie” onder Schoolstructuur – Instellingen. Dit scherm bevat alle vinkjes hoe de meldingen moeten verstuurd worden en welke acties er moeten gedaan worden na het aanmaken/versturen van de meldingen. Dit scherm kan best alleen toegekend worden aan de gebruikers, die de werkwijze van het versturen van de meldingen mogen bepalen.

Handleiding

Veelgestelde vragen

Hier zijn de vragen die vaak gesteld worden door de scholen aan onze helpdesk

Worden alle RL’s in één keer omgezet?

Neen, in de eerste fase wordt er bij Edison een omzetting gedaan van de RL’s 5, 6, 7, 9, 14 en 15. De overige RL’s worden later omgezet bij Edison.

Kunnen we nog RL’s versturen wanneer er gestart wordt met Persona?

Ja, de RL’s 1, 2, 3, 4, 16, 17 en 18 zullen pas later omgezet worden, dus deze kunnen nog gestuurd worden.

Nee, de RL’s 5, 6, 7, 9, 14 en 15 worden niet meer geaccepteerd bij Edison en worden ook in Wisa geblokkeerd wanneer Persona actief staat.

Wanneer start Wisa met Persona?

In de update 6.6.0 wordt Persona toegevoegd. Vanaf deze versie kunt u al voorbereidend werk doen voor Persona. Vanaf 30/04/2024 kunt u de omschakeling dan zelf starten door de configuratie af te ronden (zie configuratie in wisa)

Wat met opdrachten en dienstonderbrekingen?

De omzetting van RL 1, 2, 3, 4, 16, 17 en 18 worden pas later bij Edison omgezet. Wisa zal deze aanpassingen dan ook tijdig voorzien.

Hebben jullie een lijst van de foutmeldingen?

In de handleiding van Persona hebben een extra hoofdstuk toegevoegd waar we de foutmeldingen gaan bijhouden.

Informatie AGODI

Nieuwsbrief AGODI maart 2024 : AGODI vernieuwt zijn elektronisch personeelsdossier

Share this article:

Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp