FAQ

 

 
Sorteer volgens onderwerp Laatste
wijziging

Leerlingen

Voor het doorsturen van de studiebewijzen naar Discimus moeten de waarden op de fiche van het studiebewijs correct ingevuld worden.

De juiste waarden voor elke studiebewijs vind je terug in deze Excel lijst:

WisaAdUitlegStudiebewijzen.xls (108 Kb)

Tot en met schooljaar 2015 dient de uitwisseling van de studiebewijzen officieel nog met een Edison zending te gebeuren.

Vanaf schooljaar 2016 kan deze uitwisseling enkel nog via Discimus.

Het is echter toegestaan en aangeraden om eind schooljaar 2015, naast de traditionele Edison-zending, ook al via Discimus de studiebewijzen te versturen. Deze zending wordt dan als een test beschouwd.

Belangrijke wijziging vanaf Wisad versie 5.1.0 in dit kader, is de koppeling van de studiebewijzen aan een Discimuscode, de werkwijze om clausuleringen toe te voegen bij een B-attest en het feit dat je niet meer klassikaal een B-attest kan toekennen.

De handleiding bevat volgende onderdelen:

    - Voorbereiden clausuleringen in schoolstructuur
    - Toekennen B-Attest
    - Studiebewijzen naar Discimus

Klik op onderstaande link om de handleiding op te halen.

DiscimusStudiebewijzen.pdf (19 p)

Schoolstructuur

Als u bij het afdrukken van de gtuigschriften basisonderwijs problemen ondervind sinds de update naar Wisa 5.1.0.1,
kan u hier een beknopte handleiding vinden hoe dit op te lossen:

ONDAToevoegen.pdf (2p; 520kB)

Facturatie

Als je met een aangepast formulier werkt voor de facturatie (RekIban.arf of de naam die gedefinieerd staat in het detailboek onder 'Formulier document') moet er na versie 5.0.0 een wijziging gebeuren aan je formulier.

Dit is dus enkel van belang als jullie met een aangepast formulier werken (bijvoorbeeld met een eigen logo op) als jullie met het standaard formulier werken is het voldoende om de formulieren bij te werken!

Door wijzigingen in de achterliggende werkwijze wordt er nu verkeerdelijk de naam van de leerling afgedrukt in het adresvak i.p.v. de naam die in het leerlingadres staat gedefinieerd.

Om dit op te lossen moet je met de formuliergenerator je eigen formulier openen en in het veld 'Memo16' de originele waarde verwijderen en de volgende plakken:

[IIF(<Hoofd."TN_ADDITIONALNAME"><>'',<Hoofd."TN_ADDITIONALNAME">,trim(<Hoofd."TN_Name">) + ' ' + trim(<Hoofd."TN_FIRSTNAME">))]

DKO

BELANGRIJK : In het tabblad graad/leerjaren is de graad/leerjaren-combinatie voor de hogere graad uitgesplitst in drie rijen :

  • hogere graad : zoals het nu is
  • hogere graad 4 : met vier vinkjes (leerjaar 1 tot en met 4)
  • hogere graad 5 : met vijf vinkjes (leerjaar 1 tot en met 5)
Deze uitsplitsing is nodig omdat in sommige scholen een gemengde situatie aangeboden wordt en iemand die voor een vierjarige opleiding kiest niet mag terechtkomen in een klas die vijfjarig is georganiseerd. Deze structuur komt ook overeen met de lijst van graden in de parametertabel (Extra - Systeemgegevens - Parameters) met code DKGR.
Zo kan er ook via het OIP (Online Inschrijfplatform) een nauwkeuriger lijst van klassen aangeboden worden.
Alle academies beeldende kunst moeten alle klassen voor hogere graad nakijken en de vinkjes van de leerjaren correct zetten bij Hogere graad4 of Hogere graad5 en afzetten bij Hogere graad. (Let op bij de graad/leerjaren-combinatie voor Experimenten)
DIT GEBEURT NIET AUTOMATISCH bij de update !!
Dit doe je best nog dit schooljaar zodat je na de overdracht van de klassen ook al correcte gegevens hebt voor volgend schooljaar.

Als dit niet gebeurt, kunnen er geen leerlingen meer van klas veranderen of ingeschreven worden in die klassen. Ook de inschrijfwizard houdt reeds rekening met de nieuwe structuur.

Leerlingen

In dit formulier zijn er een aantal zaken toegevoegd en aangepast . Scholen die in een LOP-gebied zitten, moeten nog het volgende doen :

  • U gaat naar het scherm Schoolstructuur - Instellingen - Contactpersonen
  • U klikt bij één contactpersoon de mogelijkheden open
  • Druk op F7 om naar het scherm te gaan om nieuwe types toe te voegen
  • U voegt een nieuw type toe en moet de volgende code hebben : CLOP001 waar 001 de code is van de vestigingsplaats.
  • U maakt voor elke vestigingsplaats in een LOP gebied één type aan.
  • U voegt daarna een contactpersoon in met dit type. Deze contactpersoon wordt afgedrukt in het bovenste gedeelte van het formulier. Ouders kunnen contact opnemen met de deskundige van het LOP en dit is dan deze contactpersoon.
  • Daarna gaat u in Wisa naar (tabblad) Hulpmiddelen - Bijwerken formulieren om de nieuwe versie van het formulier op te halen

Nieuws

U kan versie 11 van Teamviewer downloaden.
Dit is enkel nodig als de helpdesk dit vraagt.

Algemeen

In Windows 10 kan het voorkomen dat er niet gescrold kan worden in een dropdown-menu.
Volg onderstaande procedure om het probleem op te lossen:

  • Sluit Wisa af
  • Ga via Start - Instellingen - Apparaten - Muis en touchpad
  • Zet het schuifje bij Inhoud van niet-actieve vensters omlaag schuiven als ik deze aanwijs op uit
  • Sluit het venster
  • Start Wisa

Formulieren

  • Doe de update van de formulieren. (Sinds versie 3.51.0 kan je zelf de aangepaste standaardformulieren overhalen naar je Wisa-map voor formulieren. Je hoeft dus niet meer te wachten op een update of een mailtje van ons, om de laatste versie van een aangepast formulier te bekomen).

    Om de formulieren over te halen:

    • ga naar Hulpmiddelen - Bijwerken formulieren;
    • antwoord bevestigend op de vraag of je daadwerkelijk formulieren wil overhalen;
    • klik dan op de knop Uitvoeren. Alle recent gewijzigde standaardformulieren worden nu opgehaald van op onze server en in uw map voor Wisa-formulieren geplaatst;
    • klik op de knop Close om het dialoogvenster te sluiten.
  • Maak de contactpersoon voor het samenwerkingsverband.

    Om deze contactpersoon aan te maken:

    • ga naar Schoolstructuur -instellingen - Contactpersonen;
    • Voeg een nieuwe contactpersoon toe (naam en voornaam van het hoofd van de hogeschool van het samenwerkingsverband)
    • maak een nieuw type contactpersoon (via F7) met als code ONDAS en als omschrijving Ondertekenaar attesten samenwerkingsverband
    • Vul bij straat,nummer en gemeente het adres in van de hogeschool van het samenwerkingsverband,
    • Vul bij commentaar de officiële benaming in van de hogeschool van het samenwerkingsverband,
    • Vul bij vrij veld 1 de website in van de hogeschool van het samenwerkingsverband,

    De nieuwe deelcertificaten en diploma's voor HBO5 verpleegkunde kunnen nu gebruikt worden.

  • Schoolware

    Na de update van Schoolware is het van belang dat je de cache van je browser wist, hierdoor worden alle lokaal opgeslagen gegevens van de vorige website verwijderd zodat de nieuwe versie volledig ingeladen kan worden.


    Hoe maak je je cache leeg?

    Firefox:
    co In het scherm 'Bestand > Geschiedenis > Recente geschiedenis wissen...' (ctrl + shift + delete) kan je selecteren wat je wil verwijderen. Hiervan mag je alles verwijderen. Om ervoor te zorgen dat onder andere de cache gewist wordt selecteer en wis je 'cookies', 'buffer' en 'offlinewebsitegegevens'.

    Chrome:
    In Chrome klik je rechtsboven in de menubalk op de 3 horizontale balkjes ‘Google Chrome aanpassen en beheren’, vervolgens kies je 'Geschiedenis' (ctrl + H) > 'Browsegegevens wissen...'. Om ervoor te zorgen dat de cache gewist wordt selecteer en wis je 'Cookies en andere site- en plug-ingegevens'.

    Internet Explorer:
    In Internet Explorer kan je rechtsbovenaan op het tandwieltje klikken om het menu te openen. Hier kies je voor 'Beveiliging > Browsegeschiedenis verwijderen...' (ctrl + shift + delete). Om ervoor te zorgen dat de cache gewist wordt selecteer en wis je 'Tijdelijke internetbestanden en websitebestanden' en 'Cookies en websitegegevens'. Waar je wel op moet letten is dat je 'Gegevens van favoriete websites behouden' uitvinkt.

    Safari:
    In Safari kies je bovenaan voor "Safari". Je kiest daar voor "Wis geschiedenis en website gegevens". Daarna kies je voor "Hele geschiedenis".

    VWO

    Wanneer een cursist een geboortedatum heeft met alleen een geboortejaar vb. 00/00/1985 dan kan je dit ingeven als volgt:

    - in de geboortedatum vul je als geboortedatum in: 01/01/1985
    - naast de geboortedatum staat een vinkje "geboortedatum ongekend" , vink dit aan

    in de communicatie met DaVinci wordt nu alleen het geboortejaar vermeld.
    In de fiche van een cursist staat er een evaluatieresultaat en een "datum evaluatieresultaat".
    Wanneer er geen evaluatieresultaat is (? - onbekend) moet de datum niet ingevuld worden.
    Wanneer het evaluatieresultaat verschilt van (? - onbekend) moet de datum wél ingevuld worden anders krijg je bovenstaande fout.

    Tip: Wanneer je een ganse klas in één keer wil verbeteren, dan kan je dit doen met het hulpscherm "klassikaal gegevens wijzigen"
    kies eerst voorbereiden.
    kies de klas(sen) waarvan de cursistengegevens verbeterd moeten worden
    kies onderaan bij "gegevens uit" en "veld" de zaken die je wenst bij te werken.
    vb. voor het aanpassen van de datum kies je voor VL_evaluatieresultaatDatum
    onder vul je de nieuwe waarde in.
    kies voor"verwerken" om de gegevens in de databank bij te werken.

    Algemeen

    Aangepaste NACE codes
    Om de NACE codes aan te passen in de databank kan je onderstaande procedure volgen die éénmalig dient uitgevoerd te worden op de databank. Dit kan dus best gebeuren door de beheerder.
    • Klik hier om het script bestand te downloaden. (gebruikersnaam en paswoord leeg laten)
    • Bewaar het bestand op de pc.
  • Ga in Wisa naar het menu "Extra - onderhoud server - sql script uitvoeren"
  • Bij gebruik dit bestand blader je naar het bestand NACEcodes.wsf
  • Vink "Resultaat script ophalen en tonen" aan.
  • Klik op uitvoeren.
  • De NACE codes zijn nu aangepast in de databank.
  • Na het uitvoeren van het script kan je best de cache leeg maken.
  • Leerlingen

    Bij de uitwisseling van leerlinggegevens met Discimus, wordt ook een vestigingsplaats doorgestuurd.
    • De code van de vestigingsplaats die vroeger geldig was voor Edison, kan echter verschillen van de code die moet gebruikt worden in Discimus.
    • Indien je foutmeldingen krijgt in de Discimus-communicatie, kan het zijn dat in jouw databank deze vestigingsplaatsen nog niet correct zijn ingevuld.
    • Een tabel met daarin alle instellingen met hun vestigingsplaatsen kan je ophalen via volgende link:

      Vestigingsplaatsen.xls

    • laat gebruikersnaam en wachtwoord leeg, kies voor Opslaan of Opslaan als
    • Er is een kolom met Discimusvestigingsplaats en een kolom met Edisonvestigingsplaats.
    • Via Schoolstructuur, Instellingen, Vestigingsplaatsen, kan je nakijken of het DISCIMUSnummer van de vestigingsplaatsen van jouw instelling OK is.
    • OPGELET: de CODE van de vestigingsplaats mag NIET aangepast worden.
    • Indien discimusnummer aangepast moest worden, moeten nadien leerlingen van die instelling nogmaals gesynchroniseerd en verstuurd worden.

    Algemeen

    In de Wisa formulierenmap vind je een overzichtslijst van alle formulieren, samen met de locatie waar je deze kunt oproepen.

    Klik met je rechtermuisknop op de Windows 'Start' knop en kies voor 'Windows verkenner openen'. Bij een standaard Wisa installatie mag je vervolgens naar onderstaande map gaan:

    C:\WISA\CSWisAdmin\Client\Forms\Wisa\

    Nu kun je op de kolom 'Grootte' sorteren. Je zoekt het grootste bestand in deze map namelijk: 'WisaFormulieren.pdf'.

    Wanneer een bepaald formulier uit deze lijst niet aan een scherm gekoppeld is, en ook niet de bibliotheek zit, dan kun je deze zelf gaan koppelen. Raadpleeg in dit geval volgende handleiding:

    Handleiding afdrukbeheer.pdf (gebruikersnaam en wachtwoord mag je leeglaten)

    Vanaf versie 3.51.0 kan je zelf de aangepaste standaardformulieren overhalen naar je Wisa-map voor formulieren. Je hoeft dus niet meer te wachten op een update of een mailtje van ons, om de laatste versie van een aangepast formulier te bekomen.

    Om formulieren over te halen:

    • ga naar Hulpmiddelen - Bijwerken formulieren;
    • antwoord bevestigend op de vraag of je daadwerkelijk formulieren wil overhalen;
    • klik dan op de knop Uitvoeren. Alle recent gewijzigde standaardformulieren worden nu opgehaald van op onze server en in uw map voor Wisa-formulieren geplaatst;
    • klik op de knop Close om het dialoogvenster te sluiten.

    Schoolstructuur

    'Schoolstructuur - Instellingen - Contactpersonen'

    De ondertekenaar die afgedrukt wordt op het studiebewijs zal opgehaald worden uit de instellingscontactpersonen met als type 'ONDA' Ondertekenaar attesten.

    Indien de ondertekenaar een directeur is, moet er bij commentaar 'DIR' ingevuld staan, indien het een gemandateerde is 'MAN'.

    Op basis van wat is ingevuld bij commentaar zal de bijhorende tekst afgedrukt worden:
    • Indien 'DIR' is ingevuld, zal op het studiebewijs overal 'Directeur' afgedrukt worden.
    • Indien 'MAN' is ingevuld zal op het studiebewijs overal 'Gemandateerde van de inrichtende macht' afgedrukt worden.

    Algemeen

    In de Nederlandse Windows 7 en Windows 10 kan het voorkomen dat Wisa de Engelse datumnotatie gebruikt ondanks dat deze ingesteld is op de Nederlandse datumnotatie. Volg onderstaande procedure om het probleem op te lossen:
    • Sluit Wisa af
    • Verander de landinstelling van Windows tijdelijk in Engels-Amerikaans (via het configuratiescherm (control panel) - landinstellingen (Regional and language options).
    • Zet de datum notatie op het Nederlandse formaat dd-MM-jjjj en klik op OK.
    • Schakel hierna weer terug naar de Nederlandse instellingen.
    • Nu zou Wisa de Nederlandse datum notatie moeten gebruiken.
    • Als dit nog niet het geval zou zijn gelieve uw Wisa beheerder te contacteren om de datumnotatie op de Wisa server te controleren. Dezelfde procedure moet, indien nodig, hier ook doorlopen worden.

    Rapporten

    Om deze boodschap tijdens het afdrukken van het rapport op te lossen ga je naar

    • Rapporten - Modellen - Rapportformulieren
    • Je selecteert het rapportformulier dat moet aangepast worden
    • Je bewerkt het rapportformulier in de formuliergenerator door op de knop 'Formulier...' te klikken
    • Je klikt op het tabblad 'Code'
    • Hier klik je in het menu op : Bewerken - Vervangen... (Ctrl+R)
    • In het veld 'Zoektekst' vul je het volgende in : <GetPictureDir>
    • In het veld 'Vervangen door' vul je daarna het volgende in : GetPictureDir
    • Daarna klik je op de 'OK' knop en bewaar je het formulier

    Leerlingen

    Bij het inlezen van de terugzendingen leerlingen is het mogelijk dat het programma de leerlingen die in de terugzending zitten, niet terugvindt in je databank. Dit ligt aan de gekozen datum in het scherm: indien de terugzending dateert van vorig schooljaar, kies je in het scherm ook een datum in vorig schooljaar.

    Vooraf,

    De klastitularis moet in schoolstructuur - organisatie en studieaanbod - klassen - contactpersonen ingevuld zijn als klascontactpersoon
    met de volgende kenmerken: Veld Type = TITU Veld personeelslid (lookup) moet ingevuld zijn


    Maak nu de volgende filter in het scherm Leerlingen - afwezigheden - ingave afwezigheden - per klas
    in het venster LL afwezigheden ingave overzicht klassen
    Tip:
    Je kan de tekst hieronder kopiëren en plakken in het veld waarde van de filter zodat je het niet hoeft over te typen:
    Voor KLASCP.KC_TYPE_FKP= is dit: (select IP_ID from INSTELLINGPARMTAB where IP_CODE='TITU' and IP_TYPE='TPKP')
    Voor KLASCP.KC_PERSONEEL_FK in is dit: (select PS_ID from PERSONEEL where PS_USER_FK=[:UserID:])

    Let op:
    de twee velden KC_TYPE_FKP en KC_PERSONEEL_FK moeten vooraf aangeduid worden als extra gebruikte velden.
    Dit doe je in het filterdefinitiescherm op het tabblad 'velden'.
    Je moet de tabel KLASCP als gerelateerde tabel ophalen bij de tabel KLAS.

    Deze filter wordt bewaard als publieke filter en in het juiste profiel als veiligheidsfilter geactiveerd.
    Vooraf,

    De klastitularis moet in schoolstructuur - organisatie en studieaanbod - klassen - contactpersonen ingevuld zijn als klascontactpersoon
    met de volgende kenmerken: Veld Type = TITU Veld personeelslid (lookup) moet ingevuld zijn


    Maak nu de volgende filter in het scherm Leerlingen - afwezigheden - ingave afwezigheden - per leerling
    in het venster LL afwezigheden ingave overzicht ingeschreven leerlingen
    Tip:
    Je kan de tekst hieronder kopiëren en plakken in het veld waarde van de filter zodat je het niet hoeft over te typen:
    Voor KLASCP.KC_TYPE_FKP= is dit: (select IP_ID from INSTELLINGPARMTAB where IP_CODE='TITU' and IP_TYPE='TPKP')
    Voor KLASCP.KC_PERSONEEL_FK in is dit: (select PS_ID from PERSONEEL where PS_USER_FK=[:UserID:])

    Let op:
    de twee velden KC_TYPE_FKP en KC_PERSONEEL_FK moeten vooraf aangeduid worden als extra gebruikte velden.
    Dit doe je in het filterdefinitiescherm op het tabblad 'velden'.
    Je moet de tabel KLASCP als gerelateerde tabel ophalen bij de tabel KLAS.

    Deze filter wordt bewaard als publieke filter en in het juiste profiel als veiligheidsfilter geactiveerd.

    Algemeen

    Om WebEDISON te kunnen gebruiken moet de gebruiker een elektronische identiteitskaart (Eid) en/of een federaal token hebben.
    Net zoals Tax-on-web (en andere diensten van het electronisch loket van de federale overheid), maakt WedEDISON gebruik van het programma :"Belgium Identity Card Run-time" om de Eid te lezen.

    Het wordt standaard geïnstalleerd in de map C:\Program Files\Belgium Identity Card en is te herkennen aan het icoontje in de taakbalk.


    Dit programma wordt automatisch geladen wanneer uw computer opstart en blokkeert de toegang tot de Elektronische identiteitskaart voor andere computerprogramma's.
    Meer bepaald: de windows-service "eID Privacy Service".

    Hierdoor is het voorlopig onmogelijk om op dezelfde computer zowel met WebEDISON als met bv. de Eid-kaart in de Wis@d inschrijfwizard te werken.
    De slimmeriken kunnen deze service natuurlijk ook even stoppen wanneer ze bv. de inschrijfwizard willen starten of de laatkomers willen registreren met wis@d.

    Rapporten

    Voortaan kunnen server en client een verschillend versienummer hebben. Daardoor is het mogelijk de update van de leerkrachtenclient uit te stellen. De server zal wel een minimale versie van de leerkrachtenclient eisen. Heeft een leerkrachtenclient een lagere versie, dan krijgt die toch de update.

    • Instellingen
      Het instellen van de minimale versie van de leerkrachtenclient gebeurt in het settings.ini bestand van de server onder de sectie Versions.

      Voeg deze regels toe:
      [Versions]
      rapport=3.15.0.0
      In dit voorbeeld controleert de server of de leerkrachtenclient minimaal versie 3.15.0.0 heeft. Als de leerkracht een oudere versie heeft dan krijgt die alsnog de update.

      Indien je settings.ini manueel wijzigt, moet je de server applicatie herstarten alvorens de wijziging effect heeft. Later zal het mogelijk zijn deze parameters te wijzigen via serverbeheer.

    • Opgelet!
      Bij het uitvoeren van een update moet je nog steeds het laatste update bestand van de leerkrachtenclient op de server plaatsen.

      Als je, zoals in bovenstaand voorbeeld, een leerkrachtenclient hebt met versie 3.14.0.0 en een server met versie 3.15.2.0 dan zal de leerkrachten client updaten naar versie 3.15.2.0.

      De versie die je in de sectie Versions opgeeft, geeft dus enkel de minimale versie weer die een leerkrachtenclient moet hebben en niet noodzakelijk naar welke versie de leerkrachtenclient geüpdate zal worden.

    Beheer

    Om het downloaden van een update sneller te laten verlopen is het nu mogelijk het updatebestand te downloaden van op een andere server.

    Updatemechanisme
    Bij een update van de Wis@d server krijgt de Wis@d client, wanneer die aanmeldt, automatisch het updatebestand doorgestuurd. Het doorsturen van de update werd vroeger uitsluitend door de Wis@d server geregeld. Dit betekende een extra belasting voor de server. Bovendien werd de update ook over dezelfde netwerkverbinding gestuurd wat - in het geval van een trage internetverbinding of veel gelijktijdige downloads - tot vertraging kon leiden. Voortaan is het mogelijk dit proces door een andere server te laten verwerken.

    Downloaden van op een andere server
    De alternatieve downloadserver kan een willekeurige FTP-server of HTTP-server zijn. Deze server kan in het lokale schoolnetwerk staan of kan extern via het internet benaderd worden. Op deze manier kun je vermijden dat de Wis@d server extra belast wordt bij elke update en het downloaden zal sneller gaan.

    Werkwijze
    Eenmalig moet de downloadlocatie op de Wis@d server veranderd worden. Bij elke update moet je dan het updatebestand kopiëren naar de nieuwe locatie.

    1. Downloadlocatie op de server wijzigen
    • Pas het bestand settings.ini aan.
      Je vindt dit bestand op de Wis@d server in de map: 
      C:\Wisa\CSWisAdmin\Conf\Server
    • Voeg de rubriek Update en de regel Location toe.

      Voor een FTP-server:
      [Update]
      Location=ftp://user:Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken./download/updates/cswisdamin/
      Merk op: als je FTP-server beveiligd is met een gebruikersnaam en wachtwoord dan kun je die in de verwijzing meegeven.

      Voor een web server:
      [Update]
      Location=http://www.wisa.be/download/updates/cswisadmin/
    • De waarde van Location moet op een / karakter eindigen.
    • Het programma plakt achter Location steeds client en het naam van het bestand.
      Dat wil zeggen dat indien Location gelijk is aan:
      http://www.wisa.be/download/updates/cswisadmin/
      dan is de map waarin het updatebestand moet staan:
      http://www.wisa.be/download/updates/cswisadmin/client/
    2. Updatebestand kopiëren naar nieuwe locatie
    • Update eerst de Wis@d server.
    • Ga daarna op de Wis@d server naar de map:
      C:\Wisa\CSWisAdmin\server\Repositories\Updates\Client
      Hier vind je de updatebestanden.
    • Kopieer het updatebestand (bijvoorbeeld CSWisAdmin_clupd_3.15.1.0.exe) naar de nieuwe locatie.
    • Belangrijk! Bij elke update moet je het recente updatebestand naar de nieuwe locatie kopiëren.
       
    Opmerking
    Indien je Wis@d server in een lokaal schoolnetwerk staat en je verplaatst de updatelocatie naar een internetlocatie (dus buiten het schoolnetwerk), dan zal de download voor alle gebruikers (ook die van de school) gebeuren via het internet. Dit is voordelig voor alle gebruikers die buiten het schoolnetwerk werken. Echter de gebruikers binnen de school zullen de download ook via het internet krijgen. Wat tot vertraging kan leiden.

    Om dit te vermijden voorzie je - voor de gebruikers in de school - best een gedeelde map, met lees en schrijfrechten, op een lokale file server. De eerste client die het updatebestand download, stelt het update bestand meteen automatisch ter beschikking van alle andere gebruikers in het lokale netwerk. De plaats van deze map kun je instellen in: Bewerken - Voorkeurinstellingen - Client instellingen : Update bestanden.
     

    Rapporten

    Vooraf,

    De klastitularis moet in schoolstructuur - organisatie en studieaanbod - klassen ingevuld zijn als klascontactpersoon.
    met de volgende kenmerken: Veld Type = TITU Veld personeelslid (lookup) moet ingevuld zijn


    Maak nu de volgende filter in het scherm Rapporten - ingave punten- ingave punten per klas
    in het venster overzicht klassen met puntenmodel


    Let op:
    de twee velden KC_TYPE_FKP en KC_PERSONEEL_FK moeten vooraf aangeduid worden als extra gebruikte velden.
    Dit doe je in het filterdefinitiescherm op het tabblad 'velden'.
    Je moet de tabel KLASCP als gerelateerde tabel ophalen bij de tabel KLAS.

    Deze filter wordt bewaard als publieke filter en in het juiste profiel als veiligheidsfilter geactiveerd.

    Personeel

    U hebt een vak gelijkstelling ingegeven. Let op dat u dan niet vergeet om het veldje 'Gelijkst.' in te vullen.

    Rapporten

    Wanneer een rapport van staand naar liggend aangepast wordt, dan wordt de hoogte van de detailband niet automatisch mee aangepast.
    Hierdoor krijg je een rapport van bv. 25 cm hoog op een blad dat liggend maar 21 cm hoog is.
    Het gevolg hiervan is dat bij het afdrukken van het rapport slechts 1 pagina afgedrukt wordt.

    Oplossing:
    Bewerk het rapportmodel
    Selecteer de detailband
    kies eigenschappen verklein de hoogte
    (de hoogte van de detailband + alle andere banden moet voor een A4 blad
    kleiner zijn dan 21 cm voor een liggende pagina)

    Telling


    Ga naar Extra - Officiële Tabellen - Landen.
    Sorteer op de kolom Naam.
    Zoek op of het desbetrefende land bestaat met die NIS-code, bv Duitsland met NIS-code 00103

    1 Het land bestaat maar met een andere NIS-code.
       Wijzig de naam van dit record naar bv Duitsland (oud).
       Voeg nu een nieuw record toe via de knop Invoegen en geef dit de juiste naam, bv Duitsland en de juiste code bv 00103. Druk dan op het diskettetje om dit te bewaren.
       Nu moet je nog dit nieuwe land koppelen aan de desbetreffende gemeenten.
       Ga hiervoor naar Extra - Officiële Tabellen - Gemeenten. Zoek de gemeenten op waarvoor het land gewijzigd is.
       Via het vergrootglas kan je in het veld 'Land' het juiste/nieuwe land opzoeken. Indien je het land niet vind, druk dan op de functietoets 'F6'.

    2 Het land bestaat met dezelfde NIS-code.
       Je hoeft niets te wijzigen.

    3 Het land bestaat niet.
       Zie bij punt 1 voor de te ondernemen stappen.

    Facturatie

    - Controleer of je bij 'Facturatie - basisgegevens - teksten - fiche - detail' ook iets hebt ingevuld. Dit is namelijk de tekst die verschijnt op je factuur en niet die bij de omschrijving bij 'Facturatie - basisgegevens - teksten - fiche'.
    - Controleer of je bij het aanmaken van je factuur de juiste tekst hebt geselecteerd. Druk eventueel op F6 in de lijst van mogelijke teksten om de lijst te hernieuwen.

    Personeel

    Tip: De fout heeft zeker te maken met een opdracht die lopende is op de geldigheidsdatum (bij het aanmaken van de RL 1). Daardoor kan je best je opdrachten filteren, zodat enkel deze worden weergegeven die lopende zijn op de werkdatum. Nu loop je al deze opdrachten af. Twee opdrachten zijn identiek als aan alle volgende twee punten is voldaan:
    1. De periode vanaf de begindatum tot en met de einddatum overlappen (al is het maar 1 dag).
    2. Alle volgende velden zijn identiek (in volgorde waarop ze opgenomen worden in de zending):
      • Melding TAO in een wervings-, selectie- of bevorderingsambt
      • Melding R/W
      • Administratieve toestand
      • Aanstelling volledig schooljaar
      • Ambtcode
      • Vakcode
      • Graad eenheidstype SO / graad DKO
      • Onderwijsvorm SO
      • Vakcode gelijkstelling
      • Onderwijsvorm SO gelijkstelling !! (deze wordt vaak vergeten, omdat deze in oudere versie van Wis@d niet verplicht was)
      • Leerjaar
      • Stamboeknummer te vervangen persoon
      • Code dienstonderbreking te vervangen persoon
      • Code opdrachtgebonden dienstonderbreking (van te vervanger zelf)
      • Opleidingsvorm code
      • Aanstelling code (TADD)
      • Terugvordering code
      • Herwaardering code
    Een opdracht geeft op zichzelf een dubbele melding indien het is gekoppeld met meerdere dienstonderbrekingen met dezelfde code, ook al lopen deze dienstonderbrekingen in verschillende perioden. De reden hiervoor is dat in de zending een aparte regel gecreëerd wordt per opdracht/dienstonderbreking.
    Kijk alle ATO1 opdrachten (= vervangingsopdrachten) na, die lopen op de geldigheidsdatum (die je gebruikt bij het aanmaken van de RL1).
    Bij deze opdrachten kijk je naar het tabblad 'Vervanging'.
    Bij een van deze tabbladen is ofwel het veld bij 'dienstonderbreking' ofwel het veld bij 'opdracht' niet ingevuld.
    Dit dient ingevuld te worden.

    Schoolstructuur

    'Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Klassen'

    In het Wis@d programma moet elke klas precies 1 klasgroep hebben met code = 00.
    Deze klasgroep gebruiken we als standaard klasgroep van de klas, hiervan tonen we in de fiche van de klas het vakkenpakket, en hier kan (in de fiche van de klas) ook meteen het vakkenpakket ingevuld/aangepast worden.
    Klassen waarvoor dit niet het geval is, zullen niet zichtbaar zijn in het overzicht van de klassen (alleen nog in het overzicht van de klasgoepen).
    De oplossing bestaat er dus in om voor de klas(sen) die niet zichtbaar zijn, de standaard klasgroep de code 00 te geven. Overige klasgroepen mogen een andere code hebben.

    Schoolware

    Telling

    De oplossing bestaat uit twee stappen. Het Wisa-programma moet eerst en vooral op een of andere manier weten welke waarden er bij de telling ingevuld moeten worden, en dit aan de hand van het behaalde studiebewijs. Ten tweede moet de toekenning zelf gebeuren.


    1. Ga in Wisa naar "Schoolstructuur - Keuzelijsten - Studiebewijzen (tabblad: 'telling studiebewijzen')". Op de Wisa-website vind je een excel document met de gegevens die hier ingevuld moeten worden (Klik hier en laat gebruikersnaam & wachtwoord leeg). Als er bij het studiebewijs in kwestie in de kolom L, M, N of O iets staat ingevuld, is dit ook hetgene dat in het tabblad 'telling studiebewijzen' als waarde moet worden ingevuld. Wat dan ook moet gebeuren is het overeenkomstige vinkje aanduiden, zodat de toekenning wel degelijk gebeurt. Dit alles doe je voor alle studiebewijzen van je instelling.

    2. De toekenning zelf gebeurt in het venster "LL Edison telling basis/secundair onderwijs" ("Leerlingen - Edison - Telling basis/secundair onderwijs"). Hier kies je ongeveer in het midden van het scherm voor 'Telling studiebewijzen'. Let wel op dat het juiste schooljaar ingevuld is! Hierna klik je op de knop 'doe controle'. Door op deze knop te klikken, vul je de 'loopbaan - telling getuigschrift' in met de waarden gegeven bij "schoolstructuur - keuzelijsten - studiebewijzen" (zie stap 1). De omschrijving, die deze invulling verduidelijkt, vind je ook in dit venster.

    Algemeen


    Ga naar Extra - Formulieren - Fiche.

    Hier kan je een nieuwe lijn toevoegen via de knop 'invoegen'.

    Je vult alle gegevens in op het tabblad 'Fiche'. Hierna bewaren en naar het tabblad 'Parameters' gaan.

    Volgende parameters voeg je hier toe: (respectievelijk naam, type, lijst)
    1. TypeAdres, tekst, geen (O = Officieel adres, ...)
    2. DagTarief, tekst, geen
    3. LL_ID, verwijzing, leerlingen per instelling
    4. OpvangDagen, tekst, geen
    5. Datum1, datum, geen
    6. Datum2, datum, geen
    7. Datum3, datum, geen
    8. Datum4, datum, geen
    9. Datum5, datum, geen
    10. Datum6, datum, geen
    11. Datum7, datum, geen
    12. Datum8, datum, geen
    13. VM, tekst, geen (V = vader, M = moeder)
    14. Totaal, tekst, geen
    15. Werkdatum, datum, geen

    Nu kan je het formulier gebruiken in de bibliotheek. Je vindt dit in de categorie die je opgegeven hebt op het tabblad 'Fiche'

    Rapporten

    Indien je, na het kiezen van de klas en de periode, op de knop 'Aanmaken' drukt.
    En je krijgt volgende foutmelding:



    Gelieve dan naar het scherm 'Consultatie - Punten verzamelen' te gaan.
    En voor die klassen waarvoor je dit probleem hebt, opnieuw de punten te verzamelen.
    De reden van deze fout is dat in deze klassen leerlingen weggegaan of bijgekomen zijn.

    Leerlingen

    Stap 1
    Maak een standaard kalender aan en voorzie hierbinnen een periode met als code '#' (werken). Dit mag het gehele schooljaar zijn.

    Stap 2
    Vraag aan Wisa om de afwezigheidscode Les op leerling niveau te kunnen inbrengen. Hiervoor dienen ze in je databank een vinkje te markeren.

    Stap 3
    Breng de dagen waarop een leerling lesvolgt in via Ingave afwezigheden (hetzij per klas, hetzij per leerling).

    Stap 4
    Druk het aanwezigheidsregister of het register met eigen codes af.

    Rapporten

    Ga als volgt te werk:

    • Ga naar de loopbaan/memo van een willekeurige leerling van de instelling
    • Open de keuzelijst TYPE en klik op F7
    • Je komt in het scherm van instellingsparameters, voeg types loopbaanmemo toe en zet in het veld extra een R. Maak een nieuw type voor elke periode dat je een opmerking nodig hebt.
    • Van zodra dit gebeurd is, zullen de types terug te vinden zijn bij Rapporten/Ingave punten/Ingave Rapportopmerking per klas
    • OPM: Spreek af met de leerkrachten dat alle opmerkingen voor 1 periode worden ingegeven op dezelfde datum, bijvoorbeeld 25/12 voor periode Kerstmis, 30/06 voor eindejaar...

    Beheer

    Dit kan door de connectie toe te voegen in een snelkoppeling.

    Ga als volgt te werk:

    • Maak een snelkoppeling op het bureaublad
    • Selecteer c:\wisa\cswisadmin\client\WISADMIN.exe als bestand waarnaar de snelkoppeling wijst, zoals in onderstaande figuur
    • Tik achter wisadmin.exe een spatie, -c en de naam van de connectie
    • De naam van de connectie vind je terug bij de connectiegegevens

    Leerlingen

    Om de namen van de leden en voorzitter automatisch op het PV per klas te krijgen, voeg je klascontactpersonen toe zoals hieronder beschreven.

    Je voegt eerst onderstaande instellingsafhankelijke parametercodes toe voor parameter 'TPKP' (=Type klascontactpersoon).
    Ofwel ga je hier naartoe via module SCHOOLSTRUCTUUR - KEUZELIJSTEN - PARAMETERS ofwel door op de toets F7 te drukken als je staat op het veld Type bij de klascontactpersonen.

    • LID1
    • LID2
    • LID3
    • PVVZ (= PV Voorzitter)

    Daarna voeg je de namen van de leden en voorzitter in bij de klascontactpersonen voor de klassen en je selecteert bij type de gewenste code.

    Bijvoorbeeld:

    Facturatie

    Dit kan een aantal mogelijke oorzaken hebben:

    • De voettekst is niet geselecteerd in het detailboek facturen. Via module Facturatie/Organisatie/Detailboeken selecteer je het detailboek Facturen en klik je op Fiche. Op het tabbladje Voet kan je onderaan selecteren welke voettekst je op elke factuur wenst af te drukken. De teksten die je hier kan selecteren, worden ingegeven via module Facturatie/Basisgegevens/Teksten
    • De voettekst is wel geselecteerd in het detailboek facturen, maar foutief ingegeven bij de Basisgegevens. Klik op module Facturatie/Basisgegevens/Teksten. Selecteer de tekst in het overzicht en klik op fiche. Je krijgt onderstaand scherm:

      De omschrijving is een omschrijving voor de tekst, en niet de tekst zelf zoals in de afbeelding. De tekst zelf tik je in bij de details. Dus als er niets is ingevuld bij het scherm Detail zoals in onderstaande afbeelding, dan wordt er ook niets afgedrukt.

      Maak de lijnen bij de details ook niet de lang, maar voeg beter nieuwe lijnen toe.

    Algemeen

    WILDCARDS in interbase/firebird:

    • % voor meerdere tekens
    • _ voor 1 teken
    Dit is zowel in de formuliergenerator als in Wis@d voor het maken van filters e.d.

    Beheer

    Om de connectiegegevens bij de setup van de rapportenclient te voegen, volg je onderstaande stappen. Lees ook de Opmerkingen!

    Het bestand connect.inf aanmaken

    • Klik in het aanmeldscherm van een WIS@D client op Annuleren in plaats van zoals gebruikelijk de gebruikersnaam en paswoord in te geven
    • Klik daarna op menu Bestand / Connectie met Server. Je komt in het scherm Server Connectie Configuratie
    • Exporteer de connectiegegevens door op de knop Exporteer connectie gegevens te klikken

    • Kies dezelfde map als waar de setup van de rapporten-client staat en noem het bestandje connect.inf

    Een WINZIP bestand aanmaken

    • Ga via Windows Verkenner naar de map waarin connect.inf en de setup van de rapporten-client staat. Selecteer de 2 bestanden en maak hier 1 ZIP bestand van via het programma WINZIP

    Een self-extractor bestand aanmaken

    • Rechtsklik op het aangemaakte ZIP bestand en selecteer Create Self-extractor. Voer deze stap enkel uit indien je een geregistreerde versie van WINZIP Self-Extractor bezit.

    Het aangemaakte bestand kan nu aan de leerkrachten worden gegeven. Tijdens de installatie worden de connectiegegevens naar de server ingevoegd. Indien er een self-extractor bestand is aangemaakt, gebeurt het unzippen + installatie automatisch door te dubbelklikken op het aangemaakte bestand. Indien er een gewoon ZIP-bestand is aangemaakt, moet men manueel unzippen en dubbelklikken op het setup bestand.

    Opmerkingen

    • Indien de rapporten-clients via internet connecteren met de server, moet er uiteraard een extern IP adres in het connectiebestand zitten, alsook een poortnummer dat via internet bereikbaar is. Bijvoorbeeld Telenet blokkeert poortnummers lager dan 1024.
    • Om de installatie ook onmiddellijk te laten starten bij dubbelklikken op het gemaakte self-extractor bestand, heb je een geregistreerde versie nodig van WINZIP Self-extractor. Indien je deze niet bezit mag je ons steeds het bestand connect.inf bezorgen, zodat wij de self-extractor hier aanmaken.

    Vind je de snelheid van Wis@d niet voldoende dan zijn er enkele tips die je kunnen helpen de snelheid te verhogen.

    • Caching

      In heel wat schermen worden keuzelijsten gebruikt. Zo bevat de leerling- en personeelsfiche bijvoorbeeld een keuzelijst met met meer dan 3000 gemeenten, en tal van andere keuzelijsten. Telkens je zo'n scherm opent, zullen de waarden van alle keuzelijsten binnen dat scherm opgevraagd worden aan de server. Als je met een traag netwerk werkt (vb. via internet) dan kan dit even duren.

      Als je caching aan zet, worden de waarden van alle keuzelijsten, de eerste keer dat je het scherm opent, op de lokale harde schijf opgeslagen. De volgende keer dat je hetzelfde scherm opent met dezelfde keuzelijst wordt de inhoud van de keuzelijst opgebouwd vanuit de gegevens die opgeslagen zijn op de lokale harde schijf.

      Om Caching te activeren ga je naar Bewerken - Voorkeurinstellingen - Client instellingen en vink je Caching aan.

      • Cache bestanden
        Geef de plaats waar de tijdelijke cache bestanden kunnen bewaard worden. In deze map moet je zowel lees als schrijfrechten hebben. Bij voorkeur neem je een map op je eigen pc.
      • Waarschuwen indien vrije ruimte kleiner wordt dan
        Het programma kan een waarschuwing geven als de vrije ruimte nodig om de tijdelijke cache bestanden op te slaan te klein wordt.
      • Cache niet leegmaken na einde van sessie
        Vink dit aan: bij het afsluiten van het programma en het terug opstarten wordt de cache niet leeggemaakt.
      • Nu leegmaken
        De cache wordt leegemaakt en telkens je een scherm met keuzelijsten de eerste keer opent, zullen de waarden van alle keuzelijsten binnen dat scherm opnieuw opgevraagd worden aan de server.
      Opgelet: om deze instellingen te wijzigen heb je voldoende rechten nodig op je pc. Raadpleeg indien nodig je ICT-coördinator.

      Werken met caching
      Het gebruik van caching versnelt de werking maar kan gevolgen hebben voor de onmiddellijke bijwerking van sommige elementen in het programma. Een voorbeeld verduidelijkt dit: Je creëerde een nieuwe gemeente rechtstreeks in de module Gemeente. Wil je die gemeente vervolgens selecteren in bijvoorbeeld de personeelsfiche dan zal je die lijst eerst moeten hernieuwen (Refresh) want de nieuwe gemeente zal nog niet in de lijst staan.

      Standaard doet je dit vanuit het veld dat moet hernieuwe worden met de F6 functietoets (keuzelijst hernieuwen). De lijst hernieuwt zich en de nieuwe gemeente zal er in staan.

      In bovenstaand voorbeeld was het beter de nieuwe gemeente te creëren rechtstreeks van op de personeelsfiche met behulp van de F7 functietoets (Elementen keuzelijst bewerken), dan dien je de F6-toets niet meer te gebruiken, want de nieuwe gemeente staat meteen in de lijst.

      Indien je om een of andere reden een Restore - terugplaatsen van een back-up van de databank - hebt uitgevoerd, dan is het ten zeerste aan te raden om in Client instellingen de knop Nu leegmaken te gebruiken! Het is immers mogelijk dat er ondertussen bijvoorbeeld nieuwe gemeenten gecreëerd zijn. Die zullen nog niet in de keuzelijsten zichtbaar zijn indien u de Nu leegmaken knop niet gebruikte.
       

    • Schermen verstandig openen en overbodige schermen sluiten
      In een aantal schermen kun je als gebruiker zelf voor een deel overbodige communicatie met de server vermijden waardoor de snelheid toeneemt. Enkele voorbeelden:
      • Als je een leerling zoekt om bijvoorbeeld de Loopbaan te wijzigen heb je verschillende mogelijkheden:
        1) je opent het Overzicht per instelling en je selecteert de leerling. Door het overzicht per instelling te openen, zullen al snel enkele honderden leerlingen opgevraagd worden.
        2) indien je de klas van de leerling weet, open je beter eerst het Overzicht per klas, en zoek je de leerling in de juiste klas. Op deze manier worden slechts de lijst met klassen en een twintigtal leerlingen opgevraagd.
      • De meeste modules starten met een overzichtsscherm. Bijvoorbeeld als je een personeelsfiche wilt openen, krijg je eerst een overzichtslijst met personeelsleden. In de overzichtslijst kun je het gewenste personeelslid zoeken en daarna een detail van dat personeelslid opvragen. Stel dat je van een personeelslid zowel de Fiche als Opdrachten als Dienstonderbrekingen hebt geopend en je zoekt in het overzichtsscherm een andere leerkracht: elke keer als je cursor in het overzichtsscherm verplaatst naar een andere leerkracht zullen de achterliggende schermen Fiche, Opdrachten en Dienstonderbrekingen  hernieuwd worden. Wellicht is het beter eerst deze detailschermen te sluiten, dan een nieuwe leerkracht te selecteren, en daarna het gewenste detailscherm opnieuw te openen.
         
    • Kolommen toevoegen aan een overzicht
      Als gebruiker kun je zelf extra kolommen toevoegen aan een overzicht. Dit kan tot vertraging leiden 1) omdat er meer gegevens opgevraagd worden en 2) omdat de gevraagde gegevens mogelijk via verschillende tussentabellen worden opgevraagd.

      Werkt een overzichtscherm traag, controleer dan zeker of er geen extra gegevens worden opgevraagd.
       

    • Updaten
      Om te vermijden dat bij een update alle clients gelijktijdig het update bestand gaan downloaden van de Wisa server (wat leidt tot verzadiging van de trage internetlijnen), voorzie je best een gedeelde map, met lees en schrijfrechten, op een lokale file server. De eerste client die het update bestand download, stelt het update bestand meteen automatisch ter beschikking van alle andere gebruikers in het lokale netwerk. De plaats van deze map kun je instellen in: Bewerken - Voorkeurinstellingen - Client instellingen : Update bestanden.

    Personeel

    • Ga naar Personeel - Documenten - Nieuw Document aanmaken
      of selecteer het personeelslid in een overzicht en ga naar Andere Documenten - Nieuw document;
    • Selecteer bij Type Document : Verklaring Arbeidsongeval;
    • Duid aan: Nieuw document dadelijk openen zodat je na het aanmaken onmiddellijk de details kunt invullen en het document kunt afdrukken;
    • Vul de andere parameters in en klik op aanmaken;
    • Het document wordt aangemaakt en het detailscherm wordt geopend. Je kunt de details aanvullen en dan het document afdrukken door op het pijltje naast het printericoontje te drukken.
      Je kunt kiezen tussen Aangifte arbeidsongeval model A, B en C, met een apart document voor de getuigenverklaring.

    Formulieren

    Deze velden zijn een unieke index in hun respectievelijke tabel.

    • KL_ID: unieke index in de tabel klas
    • LL_ID: unieke index in de tabel leerling
    • PS_ID: unieke index in de tabel personeel
    • IS_ID: unieke index in de tabel instelling
    • ...
    Bijgevolg zijn deze velden numeriek. Je kan hun waarde achterhalen door dit veld toe te voegen aan het overzicht van de klassen, leerlingen, personeelsleden, instellingen... in WIS@D. Deze velden worden voornamelijk gebruikt in WISA formulieren die in de bibliotheek zitten of gekoppeld zijn aan een scherm.

    Leerlingen

    Als u op de hoofdfiche van een leerling staat, klikt u op Bewerken - Huidig Venster - tabbladje leerling fiche.
    Vink dan Foto tonen aan.
    De leerlingfoto's zullen nu op het scherm komen.

    Het veldje voor Levensbeschouwing op de loopbaan van de leerlingen (tabbladje Telling), is wat de leerlingen echt volgen in de school. Dit wordt meegenomen in de telling.

    Het veldje voor Levensbeschouwing op de Hoofdfiche van de leerlingen, is wat de leerlingen thuis zijn m.b.t. levensbeschouwing. Dit wordt niet meegenomen met de telling en is louter informatief.

    Het aanvullen van je stamboekregister gebeurt in drie stappen.

    1. Opvullen van de schoolstructuur (klassen, klasgroepen en vakkenpakketten).
    2. Aan de hand van het oude stamboek alle leerlingen een steekkaart geven met minimale informatie en correcte inschrijving en eerste loopbaan.
    3. Via jaaroverdracht of individueel de loopbanen aanvullen.

    De schoolstructuur maak je in orde startend vanaf het huidige schooljaar terug tot 1997.
    De leerlingen schrijf je in startend vanaf 1997 tot vandaag.

    1. Opvullen van de schoolstructuur

    • Breng de schoolstructuur van dit schooljaar in orde (klassen, klasgroepen en vakkenpakketten).
      Let op voor de juiste invulling van vakkenpakketten:
      • administratieve groep
      • leerjaar
      • afkorting stamboek.
    • Ga naar schoolstructuur - hulpprogramma's - overdracht klassen en neem aan de hand van dit schooljaar de nodige klassen over naar het vorig schooljaar en van dat jaar naar het jaar daarvoor, enz....
      • Aan de linkerkant van het scherm kies je het huidige schooljaar (of het schooljaar van waar je wenst te kopiëren). Klassen die je niet wenst over te zetten, kun je afvinken. Met de knoppen Selecteer alles en Selecteer niets kan dit op een snelle manier gebeuren.
      • Aan de rechterkant kies je het vorige schooljaar (of het schooljaar naar waar je wenst te kopiëren).
      • Klik op verwerken om de klassen aan te maken.

      Opgelet!

      • Extra klassen kun je hier niet aanmaken, hiervoor moet je naar Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Klassen. Zet werkdatum een schooljaar terug voordat je het scherm opent.
      • Het gaat hier niet over het overzetten van leerlingen, enkel de schoolstructuur wordt overgezet.
    • Vul je schoolstructuur aan tot 1997.

    • Om de klassen te kennen kan je de aanwezigheidsregisters gebruiken.

    2. Aan de hand van het oude stamboek alle leerlingen een steekkaart geven

    Geef aan de hand van het oude stamboek alle leerlingen een steekkaart met:
    • minimale informatie
    • correcte inschrijving en eerste loopbaan

    Vertrekkend van een afgedrukt stamboek van vorig schooljaar ga je leerling per leerling:

    • Nakijken of er mogelijk al een steekkaart bestaat
      Merk op: het verrekijkertje is hiervoor uitermate geschikt.
    • Indien de steekkaart al bestaat
      Ga naar de steekkaart en vul of pas ze aan met een inschrijving voor de eigen school met:
      • een juiste in- en uitschrijfdatum
      • het juiste stamboeknummer.

      Daarna ga je naar het tabblad loopbaan en maak je de eerste loopbaan aan.

    • Indien de steekkaart nog niet bestaat
      Gebruik de inschrijfwizard om de steekkaart, de inschrijving en de eerste loopbaan te creëren.
      Merk op:
      • Je aandacht gaat daarbij uitsluitend naar de velden die in het stamboek worden afgedrukt!
      • Onmiddellijk daarna ga je via de knoppen naar de nieuwe steekkaart om de uitschrijfdatum correct in te vullen.

    Opgelet!

    • Wanneer je een leerling wil inschrijven in het schooljaar 1997 dan moeten er in dit schooljaar wel klassen bestaan! Indien deze nog niet bestaan ga dan terug naar stap 1.
    • Wanneer je inschrijvingen aanpast, moet je opletten dat je de juiste inschrijving aanpast en niet de inschrijvingen van andere scholen waar deze leerling nadien gezeten heeft of zit!

    3. Via jaaroverdracht of individueel de loopbanen aanvullen

    Vul de loopbanen van de leerlingen aan. Dit kun je:
    • Via jaaroverdracht
      Als het verloop van de klassen niet overdreven is, kan je via leerlingen – hulpprogramma’s – periodieke werken – jaaroverdracht vanaf 1997 naar 1998 en telkens verder de loopbanen opnieuw aanvullen.
      Ook hiervoor kan het aanwezigheidsregister een goede leidraad zijn. Als dit te moeilijk is omwille van grondige herschikking van klassen telkens opnieuw, moet je dit leerling per leerling doen.
    • Individueel
      Neem het overzicht van de leerlingen telkens op een werkdatum in het begin van het schooljaar (beginnen bij 1997) en sorteer de leerlingen op stamboeknummer. Aan de hand van het stamboek kan je dan manueel de loopbanen opnieuw aanmaken.

    Formulieren

    Kijk na of de leerling (of personeelslid) in kwestie een adres heeft van het type O (=officieel adres). Elke leerling (of personeelslid) moet exact 1 officieel adres hebben. Dit is nodig voor de afdruk van veel formulieren, inclusief facturen.

    Rapporten

    De volgende stappen moeten ondernomen worden:

    1. Ken voor elke klas de vaktitularissen toe. Dit kan via het scherm Rapporten - Modellen - Vaktitularis instellen.


       

    2. Maak een filter aan in het scherm vakleerkracht (Rapporten - Ingave punten - Ingave punten per vakleraar).
      Deze filter heeft een expressie die er als volgt uitziet:
      PS_USER_FK=[:UserID:]
      
      Geef de filter de naam VakLeraar:


       

    3. Maak een profiel aan met naam VakLeraar, met standaard alle rechten afgenomen (geen rechten, dus)
      Vink op het tabblad Extra vlag 1 aan


       

    4. Voor dit profiel, Geef in het scherm Rapport: Ingave punten-Ingave punten per vakleraar: overzicht personeelsleden
      het Openen recht aan, en duid de filter 'VakLeraar' aan.


       

    5. Voor dit profiel, Geef in het scherm Rapport: Ingave punten-Ingave punten per vakleraar
      de Openen, Bewerken en Invoegen rechten aan (eventueel ook andere).


       

    6. Maak via het scherm Overzicht personeelsleden - Login informatie, voor alle leerkrachten die punten moeten ingeven,
      een gebruiker aan.
      Het programma stelt zelf een gebruikersnaam en wachtwoord voor.

    7. Ken aan deze gebruiker het profiel 'VAKLERAAR' toe.

    Als de vakleerkracht nu met zijn gebruikersnaam aanmeldt, kan hij alleen het scherm
    Rapport - Ingave punten - Ingave punten per vakleraar - Overzicht personeelsleden open doen,
    en krijgt alleen zichzelf te zien.

    Personeel

    Ga als volgt te werk om het formulier Gecoli af te drukken:

    • Maak eerst een Pers16 aan
    • Ga dan naar de Details van de aangemaakte Pers16
    • Klik op het pijltje naast het printericoontje of naast het afdrukvoorbeeld en kies Pers16 (voor afdruk Pers16) of Medische Controle, voor de afdruk van het Gecoli formulier.