Gebruikers aanmaken voor personeelsleden
Dit artikel is voor beheerders en personeelsbeheer. Wanneer je de schermen niet kunt vinden die worden aangehaald in dit artikel, heb je vermoedelijk niet voldoende rechten om deze schermen te gebruiken. In dit geval kan je best contact opnemen met uw beheerder.
Gebruikers en personeelsleden kunnen afzonderlijk bestaan. Wij raden echter aan om voor elk personeelslid een eigen gebruiker aan te maken. Zo kunnen de nodige rechten individueel toegekend worden en gemakkelijker beheerd worden.
Indien er nog geen gebruiker bestaat voor het personeelslid
Bijvoorbeeld voor een nieuwe personeelslid of personeelslid waarvoor eerder nog geen gebruikersnaam werd voor aangemaakt.
Je gaat naar Personeel – Steekkaarten – In dienst in instelling. Je zoekt en klikt op het personeelslid. Kies in het menu (links) voor “Login informatie”. Je klikt bovenaan op “Invoegen” (groen plus-icoon) en er wordt automatisch een voorstel gedaan van gebruikersnaam en wachtwoord. Indien gewenst kan je deze gebruikersnaam en/of wachtwoord nog aanpassen. Geef deze gebruiker ook een gepast profiel zodat deze ook direct de nodige rechten heeft. Vul ook optioneel de andere gegevens zoals:
- E-mail: dit e-mailadres wordt gebruikt voor een wachtwoord reset-link door te sturen (in schoolware)
- Gebruiker geldig tot: hiermee wordt er een einddatum op de gebruiker geplakt. Bijvoorbeeld voor personeelsleden die maar tijdelijk toegang mogen hebben.
- Wachtwoord geldig tot: indien de gebruiker verplicht moet worden om na een bepaalde tijd/datum zijn wachtwoord moet vernieuwen.
- Gebruiker mag wachtwoord wijzigen: kan best aangevinkt blijven
- Wachtwoord verplicht aanpassen bij eerstvolgende login: bijvoorbeeld wanneer je een wachtwoord reset gedaan hebt voor een gebruiker en een standaard wachtwoord hebt ingesteld. Indien dit vinkje staat aangevinkt, zal deze gebruiker eerst moeten aanmelden met het standaard wachtwoord en vervolgens gevraagd worden om het wachtwoord aan te passen (mag niet hetzelfde zijn als vorig wachtwoord)
- Login op web personeel toestaan zonder actief dienstverband: wanneer je gaat aanmelden op schoolware, wordt er gecontroleerd of het personeelslid een dienstverband heeft in één van de gekoppelde scholen (van deze schoolware website). Indien het personeelslid geen dienstverband (meer) heeft bij één van de scholen, wordt het inloggen geblokkeerd. Als dit vinkje staat aangevinkt, mag deze gebruiker (ongeacht een dienstverband of niet) aanmelden op schoolware.
Indien de gebruiker al bestaat, maar nog niet is gekoppeld aan het personeelslid
Je gaat naar Extra – Beveiliging – Gebruikers – Gebruiker koppelen aan PS fiche. In dit scherm kies je links voor de instelling van het personeelslid en kies je voor het personeelslid. Rechts kies je voor de gebruikersnaam die reeds werd aangemaakt voor dit personeelslid. Daarna klik je op de knop tussen beide tabellen om deze met elkaar te linken.
Let op: in deze tabellen worden enkel de personeelsleden en gebruikers getoond die niet zijn gekoppeld. Dus als je links het personeelslid niet kan terugvinden, dan is dit personeelslid al gekoppeld aan een andere gebruiker. Als je de gebruiker rechts niet kunt terugvinden, dan wil dit zeggen dat deze al gekoppeld is aan een andere personeelslid.
Een losse gebruiker aanmaken, niet gekoppeld aan een personeelsfiche
Je gaat naar Extra – Beveiliging – Gebruikers – Gebruikers. In dit scherm krijg je een overzicht van alle gebruikers. Je klikt op “Invoegen” (groen plus-icoon) om een nieuwe gebruiker toe te voegen. Je vult de volgende velden in:
- Gebruikersnaam (verplicht): de naam van de gebruiker
- Volledige naam: de naam voor de persoon waarvoor je deze gebruiker aanmaakt
- Wachtwoord (verplicht): het wachtwoord van de gebruiker
- Verificatie (verplicht): het wachtwoord opnieuw invullen ter verificatie
- E-mail: dit e-mailadres wordt gebruikt voor een wachtwoord reset-link door te sturen (in schoolware)
- Geldig tot: hiermee wordt er een einddatum op de gebruiker geplakt. Bijvoorbeeld voor personeelsleden die maar tijdelijk toegang mogen hebben.
- Wachtwoord geldig tot: indien de gebruiker verplicht moet worden om na een bepaalde tijd/datum zijn wachtwoord moet vernieuwen.
- Profielen: wacht hiermee tot je eerst alle gegevens hebt ingevuld en de gebruiker bewaard hebt. Daarna mag je de profielen gaan toekennen.
- Gebruiker mag wachtwoord wijzigen: kan best aangevinkt blijven
- Wachtwoord verplicht aanpassen bij eerstvolgende login: bijvoorbeeld wanneer je een wachtwoord reset gedaan hebt voor een gebruiker en een standaard wachtwoord hebt ingesteld. Indien dit vinkje staat aangevinkt, zal deze gebruiker eerst moeten aanmelden met het standaard wachtwoord en vervolgens gevraagd worden om het wachtwoord aan te passen (mag niet hetzelfde zijn als vorig wachtwoord)
- Lokaal account aanmelden expliciet toestaan in Schoolware: in Schoolware kan er ingesteld worden dat gebruikers alleen maar mogen aanmelden met een extern account (Google of Microsoft). Door dit vinkje aan te vinken mag deze gebruiker nog wel met de gebruikersnaam van Wisa aanmelden.
Op de fiche staat er onderaan ook een knop “Acties”. Via deze knop kan je:
- Voorkeurinstellingen leegmaken: Bij elke gebruiker worden verschillende instellingen voor een gebruiker bijgehouden bijvoorbeeld de sortering van velden, de extra toegevoegde velden, welke formulieren aan welke schermen zijn gekoppeld,… In sommige situaties kan je kiezen om dit leeg te maken voor een gebruiker.
- Kopieer gebruikersprofiel: bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker, kan je kiezen om bepaalde gegevens van een andere gebruiker te kopiëren naar deze gebruiker bijvoorbeeld, profielen, filters, filtergegevens, voorkeurinstellingen.
- Standaard gebruiker: wanneer je één van de standaard gebruiker wil aanmaken voor bepaalde synchronisatie.
- Login pogingen resetten: er kan ingesteld worden op de databank of gebruikers een bepaald aantal keer maar mogen proberen aan te melden. Je kan via deze manier bij deze gebruiker dit resetten.
Naast deze instellingen kan je ook nog op het tabblad “Andere” extra informatie noteren/bijhouden over gebruikers.
Op het tabblad “Voorkeuren” kan je nog het vinkje “Login op web personeel toestaan zonder actief dienstverband” terugvinden. Wanneer je gaat aanmelden op Schoolware, wordt er gecontroleerd of het personeelslid een dienstverband heeft in één van de gekoppelde scholen (van deze Schoolware website). Indien het personeelslid geen dienstverband (meer) heeft bij één van de scholen, wordt het inloggen geblokkeerd. Als dit vinkje staat aangevinkt, mag deze gebruiker (ongeacht een dienstverband of niet) aanmelden op Schoolware.
Na het bewaren van deze gegevens, kunt u aan deze gebruiker de gewenste profielen toekennen. Om een profiel toe te kennen, kies je het profiel aan de rechterkant en klik je op de knop met pijl naar links om deze toe te kennen. Om eventueel een profiel te verwijderen klik je op het profiel links en klik je op de knop met de pijl naar rechts om deze te verwijderen.