Bingel synchronisatie
Voor meer informatie kan je ook onze handleiding bekijken: Handleiding Bingel synchronisatie
Opzetten van de synchronisatie
Eerst moet je een token gaan aanvragen bij Bingel. Via deze link kan je via de website van Bingel terugvinden hoe je deze aanvraag bij hun moet indienen. Dit token wordt gebruikt bij de synchronisatie zodat Bingel je school kan identificeren.
Na het ontvangen van dit token ga je via Schoolstructuur – Instellingen – Fiche naar de instelling. Daar kies je voor het tabblad “Extra”. Dan klik je op het tabblad “Bingel”. Op dit tabblad vink je “Synchronisatie actief” aan, vul je het token in.
Opmerking: De optie “Contactgegevens gezin i.p.v. adres zorgt ervoor dat de telecomgegevens in Bingel Zorg getoond worden met de gegevens uit gezin in plaats van de telecomgegevens uit adresssen (adres vader, adres moeder, adres voogd,…).
Klassen en vakkenpakketten
Klassen
Standaard worden alle klassen meegestuurd met het pakket naar Bingel. Wanneer je één of meerdere klassen (bijvoorbeeld de kleuterklassen) niet wil synchroniseren met Bingel, kan aangepast worden bij de klassen.
Deze aanpassing doe je via Schoolstructuur – Organisatie en studieaanbod – Klassen. Je kiest de klas die je niet wil synchroniseren. Onderaan op het scherm vink je bij tabblad “Andere” de optie “klas niet synchroniseren met Bingel” aan.
Vakkenpakketten
Bij de vakkenpakketten wordt bijgehouden welk leerjaar overeenkomt met de klas. Voor de vakkenpakketten voor de lagere school wordt het leerjaar automatisch correct ingevuld op basis van de administratieve groepen. Voor de administratieve groep van de kleuterklas wordt er geen leerjaar meegegeven van het departement.
Als je dus de kleuterklassen wel wil synchroniseren met Bingel, moet je ook het leerjaar van het vakkenpakket manueel correct zetten. Dit doe je via Schoolstructuur – Organisatie en studieaanbod – Vakkenpakketten.
Eerst kies je voor het gewenste vakkenpakket en onderaan bij leerjaar het overeenstemmende leerjaar.
- Instapklas = 0 – leerjaar 0 (Peuters)
- 1ste kleuterklas = 1 – eerste leerjaar
- 2de kleuterklas = 2 – tweede leerjaar
- 3de kleuterklas = 3 – derde leerjaar
- NVT -> mag niet gebruikt worden
Extra info: Als je onderaan een andere lay-out hebt dan de screenshot hierboven, moet je eens nakijken of je voorkeursinstelling op “basisschool” ingesteld staan. Dit doe je via Voorkeuren – Administratie instellingen -> bij type school kies je voor “Basisschool”. Na het klikken op “Gereed” moet je het scherm van de vakkenpakketten afsluiten. Daarna open je dit scherm opnieuw en zou het wel zichtbaar moeten zijn.
Graadklassen
Wanneer je werkt met graadklassen voor bepaalde leerjaren, dan heeft dit gevolgen voor de synchronisatie. Bingel kan per klas maar één dezelfde leerjaar ontvangen. Dus bijvoorbeeld klas 1A/2A heeft twee klasgroepen. Aan één klasgroep hangt vakkenpakket 1A en aan de andere klasgroep hangt vakkenpakket 2A. Voor deze situatie stelt Bingel momenteel voor om de klassen te splitsen. Dus één klas maken met één klasgroep gekoppeld aan vakkenpakket 1A en de andere klas ook maar met één klasgroep gekoppeld aan vakkenpakket 2A.
Controlescherm
Werking
In Wisa bestaat er een controlescherm waarbij de gegevens van uw school worden gecontroleerd. De controles die gebeuren in dit scherm worden ook gedaan bij de synchronisatie met Bingel. Dit controlescherm gaat enkel de gegevens nakijken en dus geen synchronisatie opstarten.
Via Leerlingen – Bingel – Controle synchronisatie kan je dit scherm openen. Bij het openen van het scherm, wordt uw voorkeursinstelling getoond. Naast de knop “Controles uitvoeren” wordt er getoond wanneer de laatste succesvolle zending naar Bingel is gebeurd. In principe is dit altijd de dag voordien.
Je klikt op de knop “Controles uitvoeren” om te starten met de controle. Na enkele berekeningen wordt er een lijst getoond van alle controles op verschillende items (instelling/klas/leerling). In deze lijst zijn er mogelijk verschillende kleuren:
- Groen: de controle voor dit item is correct
- Geel: er is een informatieve foutmelding voor dit item (geen blokkering)
- Oranje: er is een fout voor dit item waardoor dit item niet wordt opgestuurd (enkel geblokkeerd voor dit item, geen blokkering voor de synchronisatie)
- Rood: er is een fout voor dit item waardoor de volledige synchronisatie wordt geblokkeerd
Dus als alle items groen zijn, dan staat alles correct voor uw school voor de volgende synchronisatie. Maar bij één rode melding, moet je dit aanpassen of er is die avond geen synchronisatie. Om niet volledig door de volledige lijst te moeten scrollen, kan je via “Filter resultaten” kiezen welke specifieke meldingen je wil bekijken.
Mogelijke fouten
Geel: informatieve fouten (geen probleem voor de volledige synchronisatie)
- De klas is aangevinkt om niet gesynchroniseerd te worden bij Bingel:
Deze melding dient om te kunnen controleren als dit vinkje per ongeluk zou aangevinkt zijn.
Oranje: leerling blokkerende fouten (geen probleem voor de volledige synchronisatie)
- De leerling heeft een inschrijving op de school maar geen loopbaan (is daarom ook niet ingeschreven in een klas):
Wanneer leerlingen niet gekoppeld zijn aan een klas, worden deze niet opgenomen in het pakket naar Bingel. Daarom is dit een blokkerende fout enkel voor deze leerling (en niet voor het volledig pakket)
Rood: blokkerende fouten (geen synchronisatie)
- Token is niet ingevuld/correct op de fiche van de instelling
- Het vinkje “Synchronisatie actief” is niet aangevinkt op de fiche van de instelling
- Het leerjaar van het vakkenpakket van de klas is ingevuld met “NVT” i.p.v. een correct leerjaar
- In de klas zijn meerdere vakkenpakketten gevonden met verschillende leerjaren (bij graadklassen bijvoorbeeld)
- De leerling in de klas heeft geen klasnummer
- Eén of meerdere leerlingen in de klas hebben hetzelfde klasnummer
- Er bestaan meerdere leerlingen met hetzelfde bis-/rijksregisternummer
De synchronisatie (info voor beheerders)
Via Extra – Onderhoud server – Beheer scheduling bestaat er een geplande taak “Bingel synchronisatie”. Deze geplande taak loopt voor de volledige databank. Deze taak staat dagelijks gepland op een bepaald tijdstip waarop deze taak zal uitgevoerd worden door de wisa scheduler die geïnstalleerd staat op de server.
Het is mogelijk om op de knop “Taak nu uitvoeren” te klikken wat de uitvoering van de taak gaat opstarten (buiten de geplande uren). Dat kan tijdens de dag gebeuren, maar dit gaat niets uitmaken omdat:
- De geplande taak op het geplande tijdstip toch nog eens gaat uitgevoerd worden
- Bingel zelf het pakket gaat verwerken na 23u
Waarvoor dit wel handig kan zijn, als:
- Je beheert de databank in eigen beheer
- Er wordt niets gesynchroniseerd hoewel alle controles in het groen staan
Dan kan je bij de knop “Details” de gewenste bestandslocatie invullen + bestandsnaam + extensie manueel invullen (bijvoorbeeld C:\temp\Bingellogs.txt). Als je dan klikt op “Ok” en op de knop “Taak nu uitvoeren”, wordt de taak gestart en wordt het logbestand aangemaakt. In dit logbestand kan je dan nakijken wat er eventueel zou mislopen of doorsturen naar de helpdesk om dit te laten nakijken.
Voor beheerders waarvan de databank door Wisa wordt beheerd: neem contact op met de helpdesk en dan zullen wij dit verder bekijken.
Het geplande tijdstip laat je best staan. Bingel stuurt ons jaarlijks een lijst van de scholen die werken met de synchronisatie. Wij delen deze scholen in per databank. Zo proberen we dan een planning op te maken voor de databanken. Dit zorgt voor een vlotte synchronisatie met Bingel.
Moest je toch liever een ander (vroeger/later) tijdstip plannen, kan je dit best vragen bij de helpdesk. Dan kunnen wij bekijken in de planning wat mogelijk is.
De synchronisatie start vanaf 01/08/20xx voor het nieuwe schooljaar. Vanaf 01/08 tot en met 01/09 wordt de situatie van 01/09/20xx doorgestuurd. De synchronisatie van het schooljaar stopt 31/07/20xx. Vanaf 30/06/2xx tot en met 31/07/20xx wordt de situatie van 30/06 doorgestuurd.
Bij problemen met de synchronisatie
- Ga naar het controlescherm -> je gaat naar dit scherm via Leerlingen – Bingel – Controle synchronisatie
- Stap 1: Controleer of de synchronisatie heeft gewerkt. Je kan dit zien bij de “datum laatste synchronisatie” (naast de knop “Controle uitvoeren”). Als daar de datum van gisteren is ingevuld, dan zijn de gegevens succesvol naar Bingel gestuurd. Indien hier een oudere datum is ingevuld, wordt de data niet gestuurd door Wisa / aanvaard door Bingel.
- Stap 2: klik op de knop “Controle uitvoeren”.
- Stap 3: Controleer het resultaat
- Zijn er rode lijnen? Indien ja, dan moet je deze eerst eens bekijken en proberen op te lossen
- Zijn er oranje lijnen? Indien ja, dan zijn enkel deze leerlingen niet gestuurd. Je moet deze leerlingen dan individueel eens controleren
- Stap 4: Zijn er in de vorige stap rode of oranje lijnen en was de datum niet van gisteren, kan je na de aanpassingen nog eens proberen een manuele synchronisatie (laten) op te starten. Dit doe je via Extra – Onderhoud server – Beheer scheduling. Daar klik je op de taak “Bingel synchronisatie” en klik op de knop “Taak nu uitvoeren”. Nadat de taak is uitgevoerd, ga je opnieuw naar het controlescherm. Is de datum van laatste synchronisatie aangepast? Dan is wil dit zeggen dat de gegevens worden verstuurd. Je kan pas de gegevens controleren in Bingel de dag nadien.
- Stap 5: Zijn in de rode en oranje lijnen in orde uit stap 3 en is na stap 4 de datum wel correct, dan moet je de gegevens controleren in Bingel. Let op: een manuele synchronisatie of wijzigingen op de dag zelf zijn pas de volgende dag zichtbaar in Bingel.