Office 365 – Groepen – Beheer standaard groepsdefinities
Via dit scherm wordt a.d.h.v. je schoolstructuur een mapping gemaakt naar Office 365 toe. Dit gebeurt omdat de groepsdefinities van Office 365 niet schooljaar afhankelijk zijn en je schoolstructuur wel.
De groepen blijven dus bestaan, maar je kent er een schooljaar aan toe zodat Wisa weet welke leerlingen of personeelsleden in de groep horen te zitten. Dit betekent dat je voor het start van een nieuw schooljaar nog het
oude schooljaar ‘uit’ de groep moet halen en er het nieuwe schooljaar aan ‘toekennen’.
Instelling: Hier kies je de instelling waarvan je de schoolstructuur wil mappen naar de groepen.
Communicatie entiteit: Hier kies je over welke communicatie entiteit het gaat. De communicatie entiteit bevat immers het
recept op welke manier (samenstelling groepsnaam) en op welke niveaus je de groepen wil aanmaken.
Structuur uit schooljaar: Op welke schooljaar wil je je baseren om een actie uit te voeren.
Wat wil je doen: Hier kan je uit 3 acties kiezen. Je kiest een actie, klikt op de knop Voorbereiden zodat je een overzicht
krijgt van mogelijk aan te maken de groepen, je vinkt de benodigde groepen aan, en je voert de actie uit door op de knop Uitvoeren te klikken. Als je meerdere groepen hebt geselecteerd, zullen de acties in een wachtrij gezet worden. Afhankelijk van het groeptype worden de acties na 5 min of 1 nacht uitgevoerd.
- Nieuwe groepen aanmaken: Gaat aan de hand van de instelling, communicatie entiteit en schooljaar nakijken welke groepen er allemaal gemaakt kunnen worden. Enerzijds wordt nagekeken of de benodigde groepsdefinities (schooljaar)
bestaan, indien niet worden deze aangemaakt. Anderzijds wordt er nagekeken dat de groepsdefinities gekoppeld zijn met de juiste instelling, klas, klasgroep enz. Bijvoorbeeld: als je in instelling VTI kiest voor schooljaar 2023 en je hebt in 2023 een klas 1A dan zal er in het overzicht een record komen 1A_VTI_leerlingen. Dat is de naam van de officegroep. Deze officegroep zal ook gekoppeld worden met klas 1A van VTI in 2023. - Details bestaande groepen leegmaken: Gaat alle details voor een bepaalde schooljaar wissen a.d.h.v. je selectie. Dit zal je moeten uitvoeren bij de omslag van een schooljaar. De groepsdefinitie zelf wordt nooit verwijderd, enkel de details (de inhoud). Dus de groep zelf blijft bestaan, maar het gekozen schooljaar wordt eruit gehaald.
- Details bestaande groepen opvullen: Deze actie gebruik je om vervolgens de details van het nieuwe schooljaar weer toe te voegen. Zorg ervoor dat je eerst het correcte schooljaar kiest bij Structuur uit schooljaar.
Enkel voor groeptype: Dit is een optionele bijkomende filter. Deze lijst toont al de mogelijk samen te stellen combinaties binnen de entiteit (zoals je hebt ingesteld in de communicatie entiteit). Zo kan je een bewerking uitvoeren die enkel betrekking heeft op dat groeptype.
Waarschuwingen: Dit tabblad verschijnt enkel en alleen als er bij het uitvoeren van de actie problemen zijn gevonden. Bijvoorbeeld: een dubbele klascode wanneer je werkt met alternatieve instellingscodes (de klascodes moeten in dit geval uniek zijn). Dus als je voor de instellingen VTI1 en VTI2 de gezamenlijke alternatieve instellingscode VTI gebruikt, mogen de instellingen geen zelfde klascodes, bv. 1A, hebben want dit zorgt voor problemen.
Indien je niet werkt met gezamenlijk alternatieve instellingscodes en je neemt in de groepsnaam de instellingscode mee op, zal het tabblad waarschuwingen nooit zichtbaar zijn omdat elke code van de officegroep dan per definitie steeds uniek zal zijn. Bv. VTI1_1A en VTI2_1A gaat wel.
Voor meer info over het voorbereiden van het nieuwe schooljaar: hyperlink naar faq in O365 HL