FAQ: Office 365 – Groepen – Beheer groepen per instelling

Office 365 – Groepen – Beheer groepen per instelling

 

In dit scherm kan je in groep acties uitvoeren voor de bestaande groepsdefinities.

Instelling: Hier kies je de instelling waarvan je de schoolstructuur wil mappen naar de groepen.

Communicatie entiteit: Hier kies je over welke communicatie entiteit het gaat. De communicatie entiteit bevat immers het
recept op welke manier (samenstelling groepsnaam) en op welke niveaus je de groepen wil aanmaken.

Wat wil je doen: Hier kan je uit 8 acties kiezen. Je kiest een actie, klikt op de knop Voorbereiden zodat je een overzicht
krijgt van groepen waarop je de actie kan uitvoeren, je vinkt de benodigde groepen aan en je voert de actie uit door op de knop Uitvoeren te klikken. Als je meerdere groepen hebt geselecteerd, zullen de acties in een wachtrij gezet worden. Afhankelijk van het groeptype worden de acties na 5 min of 1 nacht uitgevoerd.

  • Creatie groepen: Hiermee kan je groepen aanmaken (status op creatie gepland zetten)
    • waarvoor al groepsdefinities zijn aangemaakt, maar de groep nog zelf niet is aangemaakt 
    • waarvan de status momenteel op creatie mislukt staat 
    • waarvan de status momenteel op verwijderd staat 
  • Annuleren groepen: Hiermee kan je groepen annuleren (status op verwijdering gepland zetten) wiens status op gecreëerd, verwijdering mislukt of wijziging mislukt staat.
  • Synchroniseer groepsleden: Hiermee kan je de actie klaarzetten om de groepsleden van reeds aangemaakte groepen (met status gecreëerd) te synchroniseren. De groepsleden worden standaard ’s nachts gesynchroniseerd, maar voor groepen van het type Office 365 kan je dit op deze manier versnellen.
    • Hoe worden personeelsleden en leerlingen gekoppeld aan een groep: het personeelslid moet een geldig dienstverband hebben en moet voorkomen in de lesverdeling of een contactpersoon zijn van de klas (type TITU of HTIT). De leerlingen moeten een geldige inschrijving en loopbaan hebben.
  • Annuleren O365 klasgroepen voor klassen met 1 klasgroep: Hiermee kan je groepen van het type klasgroep met status gecreëerd, verwijdering mislukt of laatste wijziging mislukt, waarvoor er in Wisa voor de bijhorende klas slechts 1 klasgroep bestaat laten annuleren. Deze actie gebruik je wanneer je zowel klas als klasgroep groepen hebt aangemaakt. Indien de klas toch maar 1 klasgroep heeft, is het handiger om de klasgroep groep te verwijderen aangezien de klasgroep waarschijnlijk dezelfde leden bevat.
  • Discrepanties office groepsnaam – wisa groepen: Hiermee wordt de groepsdefinitie uit groepen gehaald waarvan de naam niet overeenkomt met de groepdetails, bv. wanneer een klascode aangepast wordt nadat de groep reeds is
    aangemaakt. Je kan vervolgens de groep verwijderen via de volgende actie.
  • Office groepen zonder wisa groepen annuleren: Hiermee kan je groepen (met status gecreëerd, verwijdering mislukt of wijziging mislukt) die geen groepsdetails bevatten annuleren. Dit kunnen groepen zijn die bij de vorige actie zijn leeggemaakt of groepen van klassen die in het nieuwe schooljaar niet meer ingericht worden.
  • Instellen moderator: Hiermee kan je voor distributielijsten of beveiligingsgroepen met e-mail een moderator instellen. Een moderator kan berichten controleren vooraleer ze bezorgd worden bij de leden van de groep. Nadat je op de knop Voorbereiden hebt geklikt, verschijnt er onder Wat wil je doen? een extra veld Moderator. Met het vergrootglas kan je een personeelslid kiezen als moderator van de groep(en). Enkel personeelsleden met een dienstverband in de instelling op de werkdatum, een gekoppelde office gebruiker en een gekoppelde licentie hebben, worden getoond.
  • Groepen verwijderen uit Wisa: Hiermee kan je groepen annuleren waarvoor er nog geen communicatie is geweest of de status op verwijderd staat.

Eens je een actie hebt gekozen, kan je op het info knopje klikken om een uitgebreide omschrijving per type actie te krijgen.

Toon enkel groeptype: Onderaan in het scherm kan je de groepen filteren op een bepaald groeptype. Dit kan handig zijn om eenvoudiger selecties te maken.

Share this article:

Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp