Office 365 - Configuratie - Communicatie entiteiten
In dit scherm stel je een sjabloon/ blauwdruk in voor wat er allemaal mag aangemaakt en gesynchroniseerd mag worden binnen de Wisa – O365 synchronisatie. Zonder een communicatie entiteit kan je geen O365 gebruikers via Wisa aanmaken of ze importeren in Wisa, teams of groepen aanmaken.
In een communicatie entiteit bepaal je per tenant de volgende gegevens:
- Welke scholen (instellingen) gekoppeld zijn aan de entiteit.
- Het domein waarin de gebruikers en groepen gemaakt zullen worden.
- Hoe een gebruiker, en dit per type (leerling of personeel), aangemaakt zal worden in een bepaald domein.
- Welke licentie een gebruiker krijgt.
- Instellingen voor de groepen.
Zie ook “Hoe kan ik de communicatie entiteiten configureren indien er meerdere instellingen en domeinen zijn in de databank” om beeld te krijgen van wat er aangemaakt zal worden na de configuratie van de entiteiten.
Dit is puur een ‘sjabloon’ voor wat er moet kunnen aangemaakt worden. Het eigenlijke aanmaken van de gebruikers en groepen zelf doe je in de gerelateerde O365 schermen.
Fiche
Code: je geeft de entiteit een vrij te kiezen code.
Naam: je geeft de entiteit een vrij te kiezen naam.
Domein: je kiest welk domein gebruikt moet worden voor het aanmaken van de gebruikers, groepen en teams. Zie ook Domeinen (hyperlink FAQ Act dir).
Type: je kiest of deze entiteit betrekking heeft op leerlingen of op personeel.
Gekoppelde instellingen
In het linkermenu kan je doorklikken naar het scherm Gekoppelde instellingen. Hier kies je voor welke instelling(en) de entiteit van toepassing is.
D.m.v. de pijltjes kan je instellingen opnemen in of verwijderen uit de communicatie entiteit. Je kan meerdere instellingen aan een entiteit koppelen, maar je kan een instelling niet aan meerdere entiteiten koppelen.
Beschikbare instellingen: Dit is de lijst met beschikbare instellingen die je kan gebruiken voor de O365 synchronisatie. Als je een instelling niet meer in de linker kolom ziet staan, wil dit zeggen dat de instelling voor het geselecteerde type entiteit (leerlingen – personeel) reeds gekoppeld is aan een andere entiteit.
Gekoppelde instellingen: Dit is de lijst van instellingen die je gekoppeld hebt aan de gekozen entiteit. De instellingen die aan deze kant/ in deze lijst staan, zijn niet meer zichtbaar in de lijst met Beschikbare instellingen.
Gebruikers
Op dit tabblad geef je aan hoe een gebruikers- en weergavenaam samengesteld moet worden wanneer je via Wisa een gebruiker aanmaakt (O365 worden niet automatisch aangemaakt, voor meer info zie FAQ voor aanmaak gebruiker).
Opbouw gebruikers: Hier kies je op welke manier de gebruikersnaam samengesteld moet worden. De gebruikersnaam is het uiteindelijke e-mailadres dat een O365 gebruiker krijgt.
Opbouw weergavenaam: Hier kies je hoe een weergavenaam opgebouwd moet worden. De weergavenaam is de naam van een gebruiker bijvoorbeeld ziet staan in e-mailprogramma’s. Kies je in de gebruikersnaam of weergavenaam voor een samenstelling met roepnaam, dan zal Wisa, bij het samenstellen van een gebruiker, automatisch de voornaam selecteren indien de roepnaam niet ingevuld is op de fiche van de leerling of personeelslid.
Leerlingen als GEBRUIKERS aanmaken in O365: Hiermee bepaal je of gebruikers voor leerlingen of personeelsleden (dit is afhankelijk van het gekozen type) aangemaakt kunnen worden binnen de entiteit. Indien dit niet aangevinkt is, zullen er geen nieuwe gebruikers aangemaakt worden via Wisa. Standaard wordt dit vinkje dus best aangevinkt (O365 worden niet automatisch aangemaakt, voor meer info zie FAQ voor aanmaak gebruiker).
Geen extra gebruikers aanmaken als er al gekoppeld zijn (domein switch): Als dit aangevinkt staat, kan je voor een leerling of personeelslid geen nieuwe O365 gebruiker aanmaken via Wisa indien er reeds een O365 gebruiker gekoppeld is. Wanneer je meerdere communicatie entiteiten gebruikt, en dus meerdere domeinen, kan je er op deze manier voor zorgen dat een leerling de oorspronkelijke gebruiker behoudt. Gebruik vervolgens het domein switch scherm om het domein van de leerling aan te passen.
Office365 mailadressen opnemen in ‘Voorkeur e-mail(s) leerling’: Dit vinkje staat standaard niet aangevinkt. Als je dit aanvinkt, zullen de O365 mailadressen van de leerlingen mee opgenomen worden als voorkeur e-mail adres van de leerling tijdens het mailen via de Wisa client. Meer info hierover vind je terug in de handleiding E-mailen en SMS’en in Wisa, hoofdstuk 1.3 E-mails verzenden.
Groepen
Scheidingsteken groepsnaam: Hier kies je welk scheidingsteken er moet komen tussen de verschillende onderdelen waaruit een groepsnaam opgebouwd wordt.
Samenstelling groepsnaam: Hier kies je hoe de groepsnaam (en e-mailadres van de groep) moet opgebouwd worden.
Werk je met meerdere instellingen binnen je entiteit dan raden we niet aan om bij de samenstelling van de groepsnaam te kiezen voor enkel het veld code. Dit kan immers problemen geven om over de instellingen heen tot unieke groepscodes te komen naar Office 365 toe. Werk je bij samenstelling groepsnaam enkel met “code” dan worden alle groepen aangemaakt a.d.h.v. hun klascode, uitgezonderd de groepen op instellingsniveau. Voor de groepen op instellingsniveau zal de instellingscode of de alternatieve instellingscode (zie alternatieve code) gebruikt worden.
Vakantie syncdatum instellingsgroepen: Hier kies je de datum waarop leden in een instellingsgroep opgehaald moeten worden bij de synchronisatie van instellingsgroepen gedurende de zomervakantie. Je kan deze setting ongestoord blijven wijzigen. Onderstaande keuzes zijn mogelijk:
- 30/06 en 01/09: Gedurende de zomervakantie zullen alle leerlingen met een inschrijving op 30/06 of 01/09 in de instellingsgroepen zitten.
- 30/06: Gedurende de zomervakantie zullen enkel de leerlingen met een inschrijving op 30/06 in de instellingsgroepen zitten. Nieuw ingeschreven leerlingen dus niet.
- 01/09: Gedurende de zomervakantie zullen enkel leerlingen met een inschrijving op 01/09 in de instellingsgroepen zitten. Zowel nieuwe als nog steeds ingeschreven leerlingen komen dus in de instellingsgroep.
Voor de andere niveaus van groepen: aan deze groepen hangen schooljaren. Dus standaard zal een groep van het afgelopen schooljaar tijdens de vakantie enkel leerlingen bevatten die een inschrijving en loopbaan op 30/06 hadden. Wil je dat ze zowel de leerlingen van het afgelopen jaar als het nieuwe schooljaar bevatten? Laat dan het afgelopen schooljaar gekoppeld staan en koppel ook het nieuwe schooljaar aan de groepen. Wil je dat ze enkel de leerlingen bevatten die een inschrijving en loopbaan op 01/09 hebben? Ontkoppel dan het afgelopen schooljaar en koppel het nieuwe schooljaar aan de groepen. Voor meer info, zie HL H voorbereiden schooljaar/ sj koppelen.
Tijdens vakantie 30/06 nemen om leden in teams op te halen: Als dit vinkje aanstaat, zullen de teams van het afgelopen schooljaar opgevuld worden met leerlingen met een inschrijving op 30/06. Zo kunnen leerlingen nog aan hun teams van het afgelopen schooljaar (bv. voor vakantietaken of herexamens). Als dit niet aangevinkt is, wordt er naar de systeemdatum gekeken. Dit betekent dat de teams tijdens de zomervakantie geen leerlingen bevatten, enkel personeelsleden.
Toestaan om standaard groepen aan te maken op volgende niveaus: Hier vink je aan welke groepen toegelaten zijn om aan te maken via Wisa. Groepen worden niet automatisch aangemaakt, zie FAQ/HL aanmaken groepen.
Er zijn 3 types van groepen die je via Wisa kan aanmaken:
- Office 365 groep: Dit type groep wordt elke 5 minuten gesynchroniseerd en wordt standaard gebruikt voor samenwerking tussen leden, bv. Onedrive, Skype.
- Beveiligingsgroep met e-mail: Dit type groep wordt elke nacht gesynchroniseerd en wordt standaard gebruikt om leden toegang en rechten te geven tot bv. Sharepoint sites of Onedrive. Ook kan met via de groep e-mail notificaties sturen (enkel naar O365 e-mailadressen).
- Distributielijsten ouders: Dit type groep wordt elke nacht gesynchroniseerd en wordt standaard gebruikt om de ouders en voogd van de leerlingen te e-mailen.
Per type kan je dan kiezen op welke niveaus je de groepen wilt aanmaken:
- Instellingsniveau: bv. een groep met alle leerlingen die ingeschreven zijn in de instelling(en) gekoppeld aan de communicatie entiteit.
- Klas: bv. een groep met alle leerlingen die een loopbaan in die klas hebben.
- Klasgroep: bv. een groep met alle leerlingen die in die klasgroep zitten.
- Leseenheid: Dit is enkel mogelijk als je de lesverdeling gebruikt.
- Leerlinggroep: bv. een groep met alle leerlingen die manueel zijn toegevoegd aan een leerlinggroep (hyperlink scherm aanmaken leerlinggroep?).
Je kan niet 2x hetzelfde niveau kiezen bij de types Office 365 en beveiligingsgroep met e-mail omdat de groepen dan hetzelfde e-mailadres hebben, wat Microsoft niet toelaat. Dus je kan bijvoorbeeld niet een Office 365 instellingsgroep én een instellingsbeveiligingsgroep aanmaken.
Klastitularis opnemen in distributielijst klas: Als je dit aanvinkt, wordt voor klas distributiegroepen de klastitularis (lesverdeling, klascontactpersoon van type HITU of HTIT) mee opgenomen in de groep zodat ook hij/zij de e-mails ontvangt en niet in BCC hoeft gezet te worden.
Vinkje mailontvanger negeren: Standaard neemt Wisa enkel ouders op in een distributiegroep indien in het scherm gezin het vinkje ‘emailontvanger’ aangevinkt is bij de moeder, vader of voogd. Dit vinkje wordt echter ook voor de facturatie gebruikt. Om dit vinkje te omzeilen en de ouders en voogd altijd aan de distributiegroepen toe te voegen, kan je het vinkje ‘Vinkje mailontvanger negeren’ in de communicatie entiteit van de leerlingen aanvinken.
Hoe worden personeelsleden en leerlingen gekoppeld aan een groep: het personeelslid moet een geldig dienstverband hebben en moet voorkomen in de lesverdeling of een contactpersoon zijn van de klas (type TITU of HTIT). De leerlingen moeten een geldige inschrijving en loopbaan hebben.
Licentie profielen
In het linkermenu kan je doorklikken naar het scherm Licentie profielen. Hier kan je licenties aan een profiel koppelen dat je dan in een ander scherm eenvoudig kan toekennen aan leerlingen en personeelsleden. Dit scherm dient om een soort van sjabloon aan te maken zodat het toekennen van O365 profielen makkelijker kan verlopen.
Fiche
Op dit tabblad kan je 1 of meerdere licentieprofielen aanmaken. Nadat je de code en de omschrijving van het profiel hebt ingevuld, klik je op de bewaarknop.
Entiteit: Hier staat automatisch de naam van de communicatie entiteit ingevuld waartoe het licentieprofiel behoort.
Code: Hier vul je een zelfgekozen code in.
Omschrijving: Hier vul je een zelfgekozen omschrijving in.
Toe te kennen licenties
Op dit tabblad bepaal je welke licentie(s) de gebruikers van een communicatie entiteit krijgen voor het gekozen licentieprofiel.
Beschikbare licenties: In het linker deel van het scherm zie je al de beschikbare types van licenties in jouw tenant.
Ontbreken er hier licenties, dan kan je ze eventueel opnieuw ophalen door op de knop Licenties ophalen te klikken.
Toe te kennen licenties: In het rechter deel van het scherm zie je de licenties die toegekend worden aan de gebruikers als je het gekozen licentieprofiel selecteert. Je kan licenties toekennen door gebruik te maken van de horizontale blauwe pijltjes.
Onderdelen in- uitschakelen
Op dit tabblad zie je de onderdelen van de licentie die beschikbaar zullen zijn voor een gebruiker als je de licentie toekent.
Je kan onderdelen binnen de licentie afnemen voor eindgebruikers met de verticale blauwe pijltjes.
Onderaan het scherm bij Uitgeschakelde onderdelen zie je de onderdelen die niet beschikbaar zullen zijn voor de eindgebruikers. Het aanpassen van de toe te kennen licenties en onderdelen heeft geen rechtstreekse invloed op de reeds toegekende licenties van gebruikers. Indien je hier aanpassingen doet, zullen deze dus niet automatisch
toegepast worden op reeds toegekende licenties. Wanneer er aanpassingen gebeuren aan de licenties zelf, is het belangrijk dat je in Wisa dus eerst alle vorige licenties van de gebruikers verwijdert en dat vervolgens de nieuwe weer
toekent.