Het nieuwe schooljaar 2023-2024 staat voor de deur. We gaan ons best doen om ook dit schooljaar jullie zo goed mogelijk te ondersteunen.
Voor het nieuwe schooljaar heeft het departement nog een aantal wijzigingen doorgevoerd.
Personeel: bij de opdrachten is er een nieuwe code mandaat om aan te duiden dat deze opdracht in specialisatie is. Deze code kan ingevuld en opgestuurd worden vanaf onze nieuwe update 6.3.0.
Leerlingen: om de planlast te verminderen moet de leerlingen met ondersteuning niet meer doorgestuurd worden naar discimus. Deze worden automatisch “aangerekend” door het departement op basis van de gegevens uit discimus. Via de discimus raadplegingen kan je een lijst opvragen van leerlingen met een ondersteuning.
Voor het basisonderwijs moeten de onderstaande stappen uitgevoerd worden om een schooljaar te starten:
- Klassenstructuur overzetten naar het nieuwe schooljaar (tutorial)
- Maak en koppel een klaskalender aan de klassen (tutorial)
- Bestaande leerlingen overdragen naar een klas van het nieuwe schooljaar
- Nieuw ingeschreven leerlingen (+ instappers) in een klas plaatsen in het nieuwe schooljaar (tutorial)
- Klasnummers toekennen aan leerlingen in de klas (tutorial)
- Toekennen van stamboeknummers aan de nieuwe leerlingen
Discimus: Na deze stappen kan je best ook al de discimus synchronisatie controleren. Tijdens het begin van het schooljaar (na de eerste week) wordt er ook de discimus communicatie gecontroleerd door uw verificateur. Het is daarom dus belangrijk dat je de stappen van Geregistreerd persoon, Inschrijving, loopbaan en leerling kenmerken gaat controleren.
Let op: Leerling kenmerken op datum van vorig schooljaar ingeven gaat niet lukken omdat discimus vorig schooljaar al heeft afgesloten. Vul als formulierdatum “01/09/2023” in voor kenmerken van vorig schooljaar.
Schoolware: De scholen, die gebruik maken van schoolware, moeten de leerkrachten ook koppelen aan de nieuwe klassen. Je kan hiervoor de volgende tutorial bekijken. We hebben ook een formulier gemaakt dat je kan gebruiken om te controleren of iedereen juist gekoppeld staat. Dit formulier kan je vinden in de bibliotheek onder leerlingen – afwezigheden – “Controle voor basisscholen – wie kan afwezigheden ingeven in Schoolware”.
Bingel synchronisatie: Basisscholen die werken met Bingel kunnen hun synchronisatie via Wisa laten verlopen. Om te kijken of je synchronisatie goed verloopt, kan je controleren via het controlescherm. Voor meer informatie over de Bingel synchronisatie en het controlescherm kan je in deze handleiding nalezen.
Voor het secundair onderwijs moeten de onderstaande stappen uitgevoerd worden om een schooljaar te starten:
- Klassenstructuur overzetten naar volgend schooljaar (tutorial)
- Maak en koppel een klaskalender aan de klassen (tutorial)
- Bestaande leerlingen overdragen naar een klas van het nieuwe schooljaar
- Nieuw ingeschreven leerlingen in een klas plaatsen in het nieuwe schooljaar (tutorial)
- Nieuw ingeschreven leerlingen verdelen vanuit de virtuele instelling
- Klasnummers toekennen aan leerlingen in de klas (tutorial)
- Toekennen van stamboeknummers aan de nieuwe leerlingen
Discimus: na deze stappen kan je best ook al de discimus synchronisatie controleren. Tijdens het begin van het schooljaar (na de eerste week) wordt er ook de discimus communicatie gecontroleerd door uw verificateur. Het is daarom dus belangrijk dat je de stappen van geregistreerd persoon, inschrijving, loopbaan en leerlingkenmerken gaat controleren.
Schoolware: de scholen, die gebruik maken van schoolware, moeten de leerkrachten ook koppelen aan de nieuwe klassen. Je kan hiervoor de volgende tutorial bekijken. Voor de scholen die werken met een lesverdeling zullen hun klassen automatisch kunnen toekennen via de optie “Opvullen met de gegevens uit de actieve lesverdeling” bij het toekennen van groepen in groep (tutorial) of kan ingesteld worden met een “scheduled job” zodat dit automatisch wordt gecontroleerd.
Leerling volgsysteem: na het toekennen van de klassen, kunnen de scholen die werken met het Wisa leerling volgsysteem de leerlingen laten toekennen aan de leerkrachten. Dit kan ook in groep via “Beheer toegewezen leerlingen” (hoofdstuk 5 in deze handleiding) of automatisch via een “scheduled job”.
Diddit synchronisatie: scholen die werken met Diddit kunnen hun synchronisatie via Wisa laten verlopen. Nadat de lesverdeling is opgemaakt, kunnen deze combinaties worden doorgestuurd naar Diddit. Voor meer informatie kan je deze handleiding raadplegen.
O365 synchronisatie: scholen die werken met office 365 moeten ook hun nieuwe klassen in orde maken voor de synchronisatie met office 365. Hoe je (of je beheerder) dit moet doen kan je bekijken in deze handleiding.
Voor jullie is het eerste schooljaar dat je start met Wisa als softwarepakket. Als je voor de eerste keer werkt met Wisa, geen nood, wij helpen je graag verder.
We kunnen je ondersteunen met verschillende handleidingen die je kan vinden op onze website https://www.wisa.be/handleidingen of met een eerder opgenomen opleiding over de algemene werking en personeel
We organiseren 2 keer in een schooljaar gratis groepsopleidingen op verschillende locaties en over verschillende onderwerpen. Onze eerst volgende opleidingen zijn in oktober. Buiten de eerste (gratis) opstartopleiding kan je ook altijd een aangepaste opleiding vragen voor uw school/groep personen en op jullie gekozen onderwerpen. Dit is echter wel een betalende opleiding. Voor meer informatie https://www.wisa.be/opleidingen
Heb je hierna nog vragen of is er iets niets duidelijk, dan kan je onze helpdesk contacteren op het nummer 016 / 61 85 00 (optie 1) (Ma-Vrij tussen 09u-12u en 13u-17u). Je kan ook een e-mail sturen naar help@wisa.be. In de e-mail zet je best ook het instellingsnummer zodat we gemakkelijker uw gegevens kunnen terugvinden.
Voor de opstart van het nieuwe schooljaar, kan je best ook eens kijken naar de sectie personeel in dit artikel
Voor het nieuwe schooljaar moet je bij personeel de volgende zaken doen/controleren:
Nieuwe personeelsleden:
- Fiche: Een nieuw personeelslid ga je toevoegen via de wizard. Deze start je door bij een bestaande fiche een nieuwe fiche in te voegen.
- Dienstverband: In de wizard wordt er een optie gegeven om een dienstverband aan te maken. Indien de fiche van het nieuwe personeelslid al bestaat in de databank, moet er een nieuwe dienstverband aangemaakt worden via de andere school.
- Stamboeknummer: Wanneer het stamboeknummer niet gekend is of deze persoon heeft er nog geen, moet je een RL-9 opsturen via Edison om dit op te vragen. Later krijg je via Edison van het werkstation het stamboeknummer opgestuurd en wordt dit ingevuld bij de fiche na verwerking van de (tweede) terugzending.
Bestaand personeelslid (dat eerder op uw school heeft gewerkt)
- Fiche: Via personeel ooit in dienst kan je het personeelslid terug ophalen en de fiche opvragen
- Dienstverband: Voor een personeelslid dat al eerder heeft gewerkt op uw school, moet je de einddatum van het dienstverband verlengen (geen nieuw dienstverband aanmaken).
Stopzettingen: Wanneer er personeelsleden niet meer in dienst zijn, moeten deze opdrachten mogelijk ook stopgezet worden bij het departement. Die doe je door een RL-4 te sturen met een correcte geldigheidsdatum. De geldigheidsdatum = eerstvolgende dag na einddatum. Bijvoorbeeld als 31/08/2023 de laatste dag was, is de geldigheidsdatum 01/09/2023. Bij het aanmaken van een RL-4 worden ook de opties aangeboden om de opdrachten en/of dienstverband af te breken op geldigheidsdatum.
Opdrachten: Via het scherm van de opdrachten ga je de nieuwe opdrachten toevoegen/ bestaande opdrachten aanpassen. Als je werkt met filters in dit scherm, kan je best ook de werkdatum aanpassen naar 01/09/2023 of later in het schooljaar.
Dienstonderbrekingen: Nieuwe dienstonderbrekingen voeg je toe bij de dienstonderbrekingen. Twijfel je of deze dienstonderbreking moet sturen met een RL-1 of RL-2, dan kan je kijken in de kolom RL bij de dienstonderbreking.
Documenten: Overeenkomsten / dienstattesten / andere documenten kan je aanmaken voor de personeelsleden via de documenten wizard. Deze kan je starten bij Andere documenten – Nieuwe document.
Afwezigheidsattest: Wanneer je voor alle personeelsleden een afwezigheidsattest (PERS 16) aanmaken, doe je dit via Personeel – Pers – Nieuwe PERS aanmaken. Daar kies je voor “PERS 16tris Collectieve afdruk afwezigheidsattest”.